Foreningshåndbogen

Foreningshåndbogen er en hjælp til opstart og drift af foreninger i Lejre
kommune.
Den henvender sig til såvel nye som etablerede foreninger.
Formålet med håndbogen er at besvare en række spørgsmål og lette
arbejdet i det daglige:

  • Hvad kræves der for at komme i gang ?
  • Hvordan søger du om tilskud?
  • Hvordan søges om tilladelser i forbindelse med arrangementer?


Foreningshåndbogen henvender sig som hovedregel til frivillige
folkeoplysende foreninger, der modtager økonomisk støtte fra Lejre
Kommune, men den kan også bruges som inspiration til andre foreninger
som for eksempel:

  • Sociale foreninger: Patientforeninger, humanitære foreninger m.v.
  • Foreninger med interessefællesskaber: Grundejerforeninger,
    pensionistforeninger m.v.
Luk alle
Åben alle

En forening kan beskrives som en gruppe af mennesker, som mødes og udøver deres aktivitet på baggrund af nogle fælles
accepterede spilleregler. Foreningsdannelse er en ret, som er sikret i Grundloven, så i Danmark har alle ret til at oprette en
forening, uden at indhente tilladelse, så længe formålet er lovligt.

Foreningens muligheder for at få økonomisk støtte eller bruge lokaler er afhængig af, hvilken type forening og hvilke aktiviteter, der er tale om.

Foreningerne kan inddeles på følgende måde:
• Frivillige folkeoplysende foreninger med aktiviteter for eksempel idrætsforeninger, kulturelle foreninger og spejdere
• Folkeoplysende foreninger med voksenundervisning (aftenskoler)

De to foreningstyper kan godkendes efter ansøgning som folkeoplysende foreninger. Derved får de mulighed for at få offentligt tilskud i form af økonomisk støtte samt brug af offentlige lokaler. Hvis en forening modtager tilskud fra kommunen, har den pligt til at aflægge regnskab til kommunen.

 

En folkeoplysende forening er en forening, der enten tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde (for eksempel en idrætsforening), eller tilbyder folkeoplysende voksenundervisning (for eksempel en aftenskole).

I Lejre Kommune administreres regler og love vedrørende de frivillige folkeoplysende foreninger og folkeoplysende foreninger, der tilbyder voksenundervisning, af Center for Kultur & Fritid.

Krav i forbindelse med godkendelse som frivillig folkeoplysende forening
• Foreningen skal tilbyde folkeoplysende virksomhed i henhold til Folkeoplysningsloven
• Foreningen skal bygge på et aktivt medlemskab og bestå af mindst 5 betalende medlemmer
• Foreningen skal være åben for alle, der kan tilslutte sig foreningens formål, og være hjemmehørende i Lejre kommune
• Foreningen skal være demokratisk opbygget
• Foreningen skal have vedtægter, hvoraf følgende fremgår:
o Foreningens formål med foreningsdannelse
o Hvordan bestyrelsen vælges
o Procedure for vedtægtsændringer
o Hvem der har tegningsretten
o Hvad der sker med eventuelt foreningsoverskud ved ophør af foreningen
o Beskrivelse af formue og regnskabsforhold, herunder valg af revisor

Krav i forbindelse med godkendelse som folkeoplysende virksomhed (aftenskole)
• Foreningen skal tilbyde folkeoplysende virksomhed efter Folkeoplysningsloven
• Foreningen skal være almennyttig og kontinuerlig
• Der skal nedsættes en bestyrelse på mindst 5 personer
• Foreningen skal have vedtægter, hvoraf følgende fremgår:
o Foreningens formål
o Hvordan bestyrelsen vælges
o Procedure for vedtægtsændringer
o At foreningen er hjemmehørende i Lejre Kommune
o Hvem der har tegningsretten
o Hvad der sker med eventuelt foreningsoverskud ved ophør af foreningen
o Regnskab og formueforhold, herunder valg af revisor

Alle foreninger skal indhente børneattester
Ifølge loven skal foreningen indhente børneattester for alle, som har kontakt med børn og unge under 15 år.

Kravet om indhentning af børneattester gælder for alle folkeoplysende foreninger.
Børneattesterne indhentes på Politiets hjemmeside www.politi.dk, hvor blanketten kan downloades eller indberettes digitalt med NemID.

Foreningen skal, som en forudsætning for at modtage tilskud eller støtte fra Lejre Kommune, skrive under på en tro & love erklæring til kommunen om, at I vil indhente børneattester på alle voksne, hvis de får kontakt til børn eller unge under 15 år.

Erklæringen skal skrives under, uanset om foreningen har eller ikke har kontakt med børn og unge under 15 år. Dette gælder både fremadrettet og bagudrettet.

Foreningen skriver under på erklæringen i forbindelse med ansøgning om godkendelse eller ansøgning om tilskud/støtte. Hvis denne erklæring ikke indsendes, kan foreningen som udgangspunkt ikke tildeles støtte.

Erklæringen om indhentning af børneattester udfyldes via link på Lejre Kommunes hjemmeside: https://xform.oib.dk/?Xform=FO005&EntityCode=350

Alle foreninger skal have cvr. nr. og NemKonto
I Danmark er det lovpligtigt, at foreninger, der modtager betalinger/tilskud fra offentlige myndigheder, har et CVR-nr. og en NemKonto.

Når din forening er registreret med et CVR-nr., får foreningen via banken en NemKonto, som offentlige myndigheder kan overføre tilskud til. Det er gratis for foreninger at få et CVR-nr.

Hvordan registrerer I foreningen?
For at registrere foreningen, skal du bruge medarbejder NemID. Har du ikke det, kan det bestilles på NemID’s hjemmeside:
https://service.nemid.nu/dk-da/

Når foreningen har fået sit CVR-nr. og en NemKonto, er det vigtigt, at du giver Center for Kultur & Fritid besked, idet kommunen skal bruge foreningens CVR-nr., når den skal udbetale penge til foreningens NemKonto.

I registrerer foreningen på Virk.dk og får et cvr. nr. ved at oprette foreningen på: https://startvaekst.virk.dk/opstart/faa-et-cvr-nummer

Når du registrerer foreningen, skal du bruge foreningens vedtægter og referatet fra den stiftende generalforsamling.

For at kunne oprette din forening i CVR skal den, der underskriver være tegningsberettiget ifølge foreningens vedtægter eller have fuldmagt fra tegningsberettigede.

Foreningens registrering i CVR-registret skal fornys en gang hvert tredje år. Her bekræfter I, at foreningen stadig er aktiv. I får automatisk besked om, at I skal forny registreringen til de mailadresser, I opgiver ved registreringen. I fornyer Jeres registrering på virk.dk.

Alle foreninger skal have en digital postkasse
Ifølge Virk.dk er det en forpligtigelse for alle foreninger at kunne modtage digital post. Lejre Kommune arbejder henimod, at al post til foreningen – for eksempel indkaldelse til den årlige godkendelse – kun sendes til foreningens digitale postkasse.

Derfor anbefales det, at foreningen opretter en digital postkasse, så breve kan finde vej til foreningen.

Sådan gør du
• Opret en NemID medarbejdersignatur, hvis du ikke har en
• Opret en digital postkasse

Hvordan opretter jeg en medarbejdersignatur
For at oprette og bruge den digitale postkasse, skal du have en NemID medarbejdersignatur. Du kan ikke bruge din private NemID.

Når du bestiller foreningens medarbejdersignatur, kan du oprette den digitale postkasse. Det kan du gøre her: www.virk.dk/postkasse - hvor du også kan læse mere.
Postkassen er gratis.

Alle foreninger kan blive registreret på Lejre Kommunes hjemmeside. På den måde bliver I som forening søgbare for alle via kommunens hjemmeside – oplysninger om navn og link sendes til cfk@lejre.dk

Kultunaut er en aktivitetskalender, hvor alle foreninger, uanset om I er godkendte eller ej, kan oprette jeres arrangementer. På den måde er alle foreninger sikret, at oplysninger om jeres arrangement kommer ud til interesserede borgere. Kultunaut vil blive integreret på www.lejre.dk/kultur-og-fritid. Det betyder, at foreningsdatabasen og kulturnaut ligger lige ved siden af hinanden.

Hvis din forening ønsker at søge tilskud fra kommunen efter Folkeoplysningsloven, for eksempel til lokaler eller til aktiviteter med børn og unge under 25 år, skal foreningen godkendes. For at blive godkendt som folkeoplysende forening, skal foreningen opfylde forskellige krav.

Godkendelse som frivillig folkeoplysende forening sker efter reglerne i Folkeoplysningsloven. Du kan finde Folkeoplysningsloven her: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=138157

For at blive godkendt skal foreningen leve op til lovens formålsparagraf, der er forskellig for:

1. Foreninger med aktiviteter(Frivillig folkeoplysende forening)
2. Voksenundervisning (Forening, der tilbyder voksenundervisning – Aftenskole)

Før I opretter en forening, er det en god idé at have sat sig ind i de formelle krav, der stilles.

1. Se afsnit om særlige krav til folkeoplysende foreninger
2. Udfyld ansøgningsskema
3. Send ansøgningsskema og foreningens vedtægter til Center for Kultur & Fritid:
ckf@lejre.dk

Du kan også finde inspiration og viden på landsorganisationernes hjemmesider. Her er link til:
• DGI’s hjemmeside om vedtægter, bestyrelsesarbejde med videre: https://www.dgi.dk/foreningsledelse/artikler/vedtaegter-for-foreningen

• DIF’s hjemmeside om jura, råd og viden i forbindelse med foreninger: https://www.dif.dk/da/forening/raad-og-viden-om-idraetsudvikling/gl_jura_og_raadgivning

• For beskrivelse af retningslinjer og regler for aftenskolernes virke og administration se link til aftenskolehåndbogen udgivet digitalt af Dansk Oplysnings Forbund (sammenslutning af en række aftenskoler):
https://www.danskoplysning.dk/medlemsservice/aftenskolehaandbogen/

Ansøgning om godkendelse som forening bliver behandlet af Folkeoplysningsudvalget. Udvalget afholder normalt 8 møder om året.

Henvendelse og yderligere oplysninger kan ske til og fås hos: ckf@lejre.dk

En frivillig folkeoplysende foreninger kan søge tilskud til aktiviteter og lokaletilskud samt søge tilskud fra ”Pulje til særlige formål”.

Kommunen yder tilskud til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde i form af støtte til aktiviteter for børn og unge under 25 år bosat i kommunen.

Herunder finder du en oversigt over tilskudstyper:

1. Foreninger
a. Årligt tilskud (aktivitetstilskud/medlemstilskud)
b. Folkeoplysningens ”Pulje til særlige formål”
c. Lokaletilskud til foreninger
2. Aftenskoler
a. Årligt tilskud - Tilskud gives til undervisning, studiekredse, foredragsvirksomhed og debatskabende aktiviteter for voksne
b. Lokaletilskud til aftenskoler

Foreninger
Alle frivillige folkeoplysende foreninger indberetter hvert år senest 15. april oplysninger vedrørende medlemstal, aldersfordeling, om de er bosat i kommunen samt de samlede kontingentindtægter for medlemmer under 25 år. Tallene danner grundlag for det årlige tilskud. Tilskud udbetales normalt i juli/august. Det er en forudsætning for at opnå tilskud, at ansøgningen sendes inden for tidsfristen.

Tilskuddet fastsættes i henhold til Lejre Kommunes retningslinjer for tilskud til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde i Lejre Kommune.

Retningslinjer for aktivitetstilskud findes her:
https://www.lejre.dk/media/6122/retningslinjer-aktivitetstilskud-150107.pdf

Aktivitetstilskuddet er et generelt tilskud, som kan bruges til foreningens almindelige aktiviteter, ordinær drift og indkøb af rekvisitter. Aktivitetstilskuddet bliver udregnet på basis af medlemmernes antal, alder og foreningens kategori.

Selvbetjeningsløsning og blanket til ansøgning om aktivitetstilskud findes på denne side:
https://www.lejre.dk/kultur-og-fritid/aftenskoler-og-foreninger/


Aftenskoler
Alle godkendte aftenskoler indsender hvert år senest den 10. oktober ansøgning om tilskud, og udmelding om tilskudstilsagn udsendes omkring 10. november. Senest den 31. marts indsender aftenskolerne afregning for afsluttet år. Eventuelle tilbageløbsmidler kan søges til dækning af merforbrug.

Aftenskolerne skal hvert år senest den 31. marts indsende oplysninger om antallet af afholdte lektioner (deltageroplysninger). Efter godkendelsen udbetales det årlige tilskud.

Du kan læse mere om tilskud til aftenskolerne i retningslinjer for tilskud til den folkeoplysende voksenundervisning i Lejre Kommune her:
https://www.lejre.dk/media/6123/retningslinjer-voksenundervisning-160107.pdf

Selvbetjeningsløsning og blanket til ansøgning om tilskud til voksenundervisning finder du på denne side:
https://www.lejre.dk/kultur-og-fritid/aftenskoler-og-foreninger/

 

Puljen kan søges af alle frivillige folkeoplysende foreninger og selvorganiserede grupper. Formålet med udviklingspuljen er at støtte og fremme nye initiativer, især for børn og unges (under 25 år) deltagelse i folkeoplysende virksomhed.

Der bevilges tilskud efter følgende kriterier til enkelte foreninger eller foreninger i fællesskab:
• Nye initiativer og/eller
• udviklingsarbejde for børn og unge og/eller
• andre særlige formål, der efter Folkeoplysningsudvalgets skøn berettiger til ekstra støtte

Du kan læse mere om Folkeoplysningsudvalgets Pulje til særlige Formål her:
https://www.lejre.dk/media/6121/principper-for-pulje-til-andre-kulturelle-formaal.pdf

Kommunen forsøger - så vidt det er muligt - at stille gratis, egnede lokaler til rådighed for foreningerne. Hvis der ikke er egnede offentlige lokaler til rådighed, kan foreningen efter ansøgning få lokaletilskud til aktiviteter, som har folkeoplysende formål og som foregår i egne eller lejede lokaler.

Inden I skriver under på en lejekontrakt eller en købekontrakt, skal I søge Folkeoplysningsudvalget om godkendelse af jeres budgetterede udgifter til lokalet. Det sikrer foreningen i forhold til at opnå tilskud til refusion af udgifterne. Lejemål indgået uden forudgående godkendelse af udgifterne kan afvises.

Lokaletilskud ydes med 65 % af de nævnte driftsudgifter til aktiviteter for børn og unge under 25 år.

Såfremt der er ældre deltagere, nedsættes lokaletilskuddet med samme procentsats, som medlemmerne over 25 år udgør af aktivitetens samlede antal deltagere.

Nedenfor er beskrevet hovedreglerne for lokaletilskud:
Godkendte folkeoplysende foreninger kan få tilskud til lokaler i henhold til Folkeoplysningsloven. Der ydes tilskud til driftsudgifter; el, vand, varme, forsikringer, renter af prioritetsgæld og almindelig vedligeholdelse.

Tilskud kan afslås af Folkeoplysningsudvalget/kommunen, hvis der kan anvises egnede lokaler, eller hvis udgifterne medfører væsentlige merudgifter for kommunen. Tilskud kan nedsættes, hvis udgiften er større end markedsprisen, eller lokalets størrelse ikke står mål med aktiviteterne.

Du kan finde mere i Retningslinjerne for lokaletilskud: https://www.lejre.dk/media/6124/tilrettet-retningslinier-2009-lokaletilskud.pdf

Selvbetjeningsløsning og blanket til ansøgning om lokaletilskud finder du her:
https://www.lejre.dk/kultur-og-fritid/aftenskoler-og-foreninger/

I følgende punkter kan du læse om krav til folkeoplysende foreninger 

I Lejre Kommune er der ikke specifikke krav til kontingentstørrelsen, men aktivitetstilskuddet kan aldrig overstige de samlede kontingentindbetalinger for medlemmer under 25 år.

Foreningen skal årligt aflevere regnskab for at forblive en godkendt forening. Når du udfylder og sender den årlige indberetning, er der et afsnit om regnskab, hvor du anmodes om at vedhæfte regnskabet.

Generelt
Det er op til foreningen, om der aflægges virksomhedsregnskab eller et decideret tilskudsregnskab.

Der skal dog altid fremgå som indtægt:
• Hvad foreningen har modtaget i tilskud fra kommunen i kalenderåret
• Hvad foreningen har modtaget i kontingenter for hele kalenderåret

Det skal også tydeligt fremgå af regnskabet, hvordan tilskuddet fra Lejre Kommune er anvendt. Tilskuddet skal anvendes til aktiviteter i forhold til foreningens formål. Det kan også være rekvisitter, som bruges til aktiviteten.

Aftenskoler
Der er særlige krav til aftenskolernes regnskab. Det skal af regnskabet blandt andet fremgå, hvordan tilskuddet er anvendt til undervisning, foredrag, undervisning af handicappede og regnskab for debatskabende aktiviteter.

Regnskabet skal være attesteret af revisor og underskrevet af formanden og/eller kassereren. Revisor vælges blandt foreningens medlemmer. Bemærk, at revisor skal være uafhængig af bestyrelsen.

Foreninger, der får under 500.000 kr. i tilskud kan vælge en foreningsvalgt revisor. Foreninger, der får tildelt tilskud over 500.000 kr., skal vælge en statsautoriseret eller registreret revisor.

Foreningen kan ikke modtage tilskud for et nyt kalenderår, før foreningen har indsendt et retvisende regnskab for allerede modtagne tilskud.

For at tilskuddet kan udbetales, skal foreningen have en NemKonto og et CVR-nr.

Center for Kultur & Fritid udtager hvert år et antal tilfældige foreninger fordelt på hhv. aftenskoler og frivillige folkeoplysende foreninger til stikprøvekontrol. Ved stikprøvekontrollen kontrolleres regnskabet i forhold til en række medlems- og deltagerforhold i de udtagne aftenskoler og frivillige folkeoplysende foreninger.

Lejre Kommune stiller egnede lokaler til rådighed for aftenskoler, frivillige folkeoplysende foreninger og andre foreninger. I afsnit 2 kan du læse mere om at blive godkendt som folkeoplysende forening. Der sondres mellem sæson-booking og enkelt-booking

Sæson-booking
Sæson-booking (reservation af lokaler til en tilbagevendende begivenhed) sker en gang årligt og sker ved henvendelse til enten den pågældende hal eller skole.
• Skolerne
Det skal rettes henvendelse til den ønskede skole, og det er den enkelte skoles administration, der tildeler lokaler

• Hallerne
Foreningerne booker tider i Lejre Kommunes bookingssystem EGON. Efterfølgende laver den enkelte hals brugerråd den endelige fordeling af tider.

Enkelt-bookning
Din forening skal være godkendt og oprettet i Bookingsystemet (EGON) for at kunne logge ind og lave en forespørgsel.

Gå ind på https://lejre.kultur.egon.dk/forening og anmod om at blive oprettet som bruger.

Alle foreninger kan blive oprettet som brugere i portalen og dermed få adgang til bookingsystemet.

Det er vigtigt, at du læser retningslinjer for lån af lokaler, inden du sender en forespørgsel. Se servicekataloget:
http://www.lejre.dk/media/8931/medarbejderportal-davwwwroot-center-ckf-documents-servicekatalog-servicekatalog_idraetsfaciliteter_godkendt-270317.pdf

Lokaleudlån

Du kan låne en lang række forskellige lokaler i Lejre Kommune. Lokalerne kan anvendes til alle former for aktiviteter under forudsætning af, at aktiviteterne er lovlige og egnede til lokalet.

Visse idrætsfaciliteter kan også anvendes til privat eller kommerciel brug. Kontakt hallernes administration for at aftale nærmere.

Ved booking af kommunalt ejede lokaler, skal du bruge kommunens digitale bookingsystem
EGON Kultur & Fritid. Her kan du få et overblik over de kommunalt ejede lokaler, booke lokaler og baner samt få overblik over inventar og udstyr. Enkelte af kommunens lokaler og anlæg er endnu ikke omfattet af bookingsystemet. Disse lokaler skal bookes direkte hos den lokaleansvarlige. Se mere under hvert lokale.

For at finde et lokale nær dig, så log dig ind på:
http://www.lejre.dk/kultur-og-fritid/lokaleudlaan/

Her er der både en beskrivelse og et interaktivt kort, som kan hjælpe dig.

Ved spørgsmål, kontakt hallernes administration: booking@lejre.dk / Servicetelefon: 21 24 71 73, eller Center for Kultur & Fritid: ckf@lejre.dk

Når I som forening vil afholde særlige arrangementer, så husk at sætte jer ind i de generelle ordensregler og søge de nødvendige tilladelser. I forbindelse med sådanne arrangementer, kan der blive tale om brugerbetaling.

Ved offentlige arrangementer skal KODA og Gramex underrettes.

Hvis I vil bruge musik og spille den offentligt til koncerter eller events, skal I betale afgifter til KODA og Gramex, som blandt andet repræsenterer danske og internationale ophavsrettigheder.

Det gælder for eksempel ved opvisninger og kampe/stævner, hvor publikum har adgang. Afgiften afregnes efter, hvordan musikken spilles, og hvor mange der lytter.

Ansøg online hos KODA – senest 8 dage før arrangementet:
https://kunde.koda.dk/priser-og-musikaftaler

Politi og beredskab
Ved særlige arrangementer skal det overvejes, om politi og/eller beredskab skal underrettes. Afgørende for, om I skal kontakte politi/beredskab kan være arrangementets størrelse, stedet hvor det bliver afholdt eller arrangementets indhold.

Foreninger med sæsonbookinger tildeles nøgler/nøglebrikker i det omfang, der er behov for det – på flere skoler og haller er adgangen styret af servicemedarbejdere, og du skal i de tilfælde henvende dig til dem og aftale nærmere.

Lokalet skal afleveres i samme stand, som det er modtaget. Affald, der ikke er plads til i de opstillede containere på skolen, skal foreningen/institutionen selv skaffe af vejen.

Det er foreningens eget ansvar, at sørge for op- og nedtagning af bander. Er banderne ikke taget ned efter brug, kan det i sidste ende betyde, at I får frataget jeres tid.

Center for Kultur & Fritid
Allerslev Rådhus
Lejrevej 15
4320 Lejre
ckf@lejre.dk