Sådan behandler vi dine data

I Lejre Kommune har vi ofte brug for oplysninger om dig, for at vi kan løse vores opgaver. Her kan du læse, hvordan vi bruger dem i vores arbejde, og dine rettigheder i den forbindelse.

Hvilke typer af oplysninger behandler vi?

Som kommunal myndighed kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver:

Luk alle
Åben alle

Oplysninger som i forvejen er offentligt tilgængelige i tingbøger, på nettet og lignende. Det er oplysninger som fx navn, adresse og telefonnummer.

Oplysninger om:

  • sociale problemer, økonomiske forhold, familieforhold, ansøgninger og verserende sager
  • kost og institutionsbetegnelse i forbindelse med madudbringning
  • ønsker om institutionstype, beliggenhed, tidspunkter mv. i forbindelse med ventelister til institutioner
  • eksamenskarakterer og bedømmelser, sygdomsperioder, begrundelse for fravær, særlige undervisningsforanstaltninger og dispensationer i forbindelse med undervisning.

Oplysninger om:

  • racemæssig eller etnisk oprindelse
  • politisk, religiøs og/eller filosofisk overbevisning
  • fagforeningsmæssigt tilhørsforhold
  • helbredsforhold, genetiske data og biometriske data
  • seksuelle forhold eller seksuel orientering.

Om vores behandling af dine data

Luk alle
Åben alle

Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder:

  • Den enkelte borger
  • Andre borgere
  • Myndigheder, institutioner og virksomheder, herunder skoler og daginstitutioner
  • Kommunens egne medarbejdere, fx pædagogerne i vores børnehaver
  • Registre, fx Det Digitale Motorregister og Det Centrale Personregister (CPR)

Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, får du normalt besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.

Retsgrundlaget for den måde, vi behandler personoplysninger på, findes i lovgivningen om databeskyttelse. Der er som udgangspunkt tale om følgende bestemmelser:

  • databeskyttelsesforordningen, artikel 6, stk. 1, litra e
  • databeskyttelsesforordningen, artikel 9, stk. 2, litra f
  • databeskyttelsesloven § 8, stk. 1 og stk. 2, og § 11, stk. 1

Ifølge reglerne i databeskyttelseslovgivningen må vi som offentlig myndighed registrere og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt og kun som led i vores arbejde som myndighed. Vi skal desuden opbevare sagens oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb. Det følger af de almindelige forvaltningsretlige regler, arkivlovgivning mv.

Ud over reglerne i databeskyttelseslovgivningen gælder der særlige regler om håndtering af personoplysninger mv. på specifikke områder. Når der findes sådanne særlige regler, følger vi naturligvis også disse.

Samtykke

Når personoplysninger er nødvendige for, at vi kan løse vores opgaver, skal vi ikke have samtykke. I modsat fald skal vi have samtykke. For eksempel skal vi have samtykke til at bruge et portrætbillede af dig eller dit barn på vores hjemmeside.

Børn og læring: Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, familieforhold, filosofiske overbevisninger, foto og video, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, uddannelse, cv, og telefonnummer mv.

Job og social: Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, familieforhold, filosofiske overbevisninger, foto og video, GPS-lokationer, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, uddannelse, cv, og telefonnummer mv.

Velfærd og Omsorg: Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, familieforhold, filosofiske overbevisninger, foto og video, GPS-lokationer, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, uddannelse, cv, og telefonnummer mv.

Teknik og Miljø: Adresser, cpr-nummer, ejerforhold, helbred, indkomstforhold, matrikelnummer, registreringsnummer straffedomme og telefonnummer mv.

Kultur & Fritid: Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, familieforhold, helbred, kontooplysninger, foto og video, samt telefonnummer mv.

Økonomi & HR: Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, etnicitet, fagforeningstilhørsforhold, foto og video, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, straffedomme og lovovertrædelser, telefonnummer, uddannelse og cv mv.

Erhverv & Bæredygtig Udvikling: Adresser, cvr-nummer, ejerforhold og telefonnummer mv.

Borgerservice & Digitalisering: Adresser, ansættelsesforhold, biometri, cpr-nummer, ejerforhold, familieforhold, foto og video, etnicitet, helbred, indkomstforhold, kontooplysninger, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, uddannelse, cv. og telefonnummer mv.

Sekretariat & implementering: Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, familieforhold, filosofiske overbevisninger, foto og video, helbred, indkomstforhold, politisk overbevisning, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffedomme og lovovertrædelser, uddannelse, cv. og telefonnummer mv.

Borgerrådgiveren: Adresser, ansættelsesforhold, cpr-nummer, ejerforhold, etnicitet, familieforhold, helbred, indkomstforhold, religiøs overbevisning, seksuel orientering, sociale forhold, straffedomme & lovovertrædelser, uddannelse og telefonnummer mv.

Vi videregiver personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver og naturligvis kun, når det er lovligt.

Vi kan for eksempel overlade persondata til vores databehandlere (eksterne leverandører). De behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem, som blandt andet fastlægger, at de kun må behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores instruktioner.

Vi kan videregive personoplysninger til myndigheder, organisationer, virksomheder og personer, som vi skal kontakte i sagerne. Det kan vi for eksempel gøre:

  • ved høring efter forvaltningsretlige krav,
  • ved fremsendelse af en afgørelse, eller
  • ved indberetning til andre myndigheder, fx Skat.

I en række tilfælde deler vi ikke-fortrolige personoplysninger med offentligheden, journalister og andre interesserede. Det kan for eksempel ske ved vores offentliggørelse af ikke-fortrolige personoplysninger på vores hjemmeside mv., ved udsendelse af pressemeddelelser og ved udlevering af oplysninger, som er omfattet af aktindsigt.

Vi sletter dine personlige oplysninger, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde. Dine personoplysninger bliver som regel opbevaret lige så længe som den sag, de indgår i. Det er i de fleste tilfælde fem år regnet fra udgangen af den journalperiode, som omfatter sagen. På enkelte områder kan der være en kortere eller en længere slettefrist:

  • Længere slettefrist kan forekomme grundet lovkrav, hvis det er nødvendigt for løsningen af vores myndighedsopgaver.
  • Kortere slettefrist kan forekomme i forbindelse med for eksempel tv-overvågning, hvor vi følger tv-overvågningslovens regel om, at optagelserne som udgangspunkt skal slettes senest efter 30 dage.

Lejre Kommune er dataansvarlig, når det kommer til behandlingen af dine personoplysninger. Du kan kontakte os pr. digital post, telefon eller pr. brev:

  • Skriv til os på sikkerhed@lejre.dk. Indeholder din henvendelse fortrolige eller følsomme oplysninger, skal de sende en mail fra borger.dk eller e-Boks. 

  • Personlig henvendelse: Borgerservice, Rådhuset i Hvalsø, Møllebjergvej 4, 4330 Hvalsø

  • Telefon: 46 46 46 46

  • Brev: Rådhuset i Hvalsø, Møllebjergvej 4, 4330 Hvalsø

Lejre Kommunes databeskyttelsesrådgiver

Som alle andre offentlige myndigheder er Lejre Kommune forpligtet til at have en databeskyttelsesrådgiver – en såkaldt DPO.

Databeskyttelsesrådgiveren er uafhængig af Lejre Kommune, og det er dens rolle at sikre, at Lejre Kommune lever op til reglerne om datasikkerhed, blandt andet ved at støtte kommunen i korrekt og sikker håndtering af data.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder i forbindelse med vores registrering af dine personoplysninger.

Kontakt databeskyttelsesrådgiveren

Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Langelinie Allé 35
2100 København Ø
Telefonnummer – 72 27 30 02

Email - dpo.lejre@bechbruun.com

Hvis din henvendelse indeholder følsomme eller personlige oplysninger, skal du bruge den sikre beskedfunktion:

https://dpo.bechbruun.com/lejre

Dine rettigheder når vi behandler dine oplysninger

Luk alle
Åben alle

Lige som du kan søge om aktindsigt i forbindelse med din sagsbehandling, har du også ret til at se, hvilke personoplysninger Lejre Kommune har om dig.

Du har fx ret til at se, hvad vi bruger dine oplysninger til, med hvilken hjemmel, vi indsamler dem, og hvem vi videregiver eller overlader behandlingen af oplysningerne til. 

Som offentlig myndighed vil vi i mange tilfælde være forpligtede til at behandle oplysninger om dig, fx fordi det fremgår direkte af lovgivningen, eller hvis det er nødvendigt for vores myndighedsudøvelse.

Dette indebærer, at vi ikke kan slette oplysninger om dig, hvis andre regler gør, at de ikke kan slettes. Dette kan fx være offentlighedsloven om journaliserings- og notatpligt eller arkivloven.

I særlige tilfælde, fx hvis dine oplysninger er blevet journaliseret på en forkert sag, har du dog ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning.

Hvis du mener, der er fejl i de oplysninger, vi har registreret om dig, har du ret til at få ændret forkerte informationer om dig selv.

Dog skal både du og Lejre Kommune være enige om, at det er forkerte oplysninger, før de bliver rettet. Som offentlig myndighed må man ikke ændre eller fjerne oplysninger, hvis de først er tilføjet til din sag. Derfor vil de korrekte oplysninger typisk blive tilføjet sagen, mens de forkerte oplysninger bliver stående.

Hvis der ikke er enighed om, at informationerne er forkerte, vil der ikke blive tilføjet nye oplysninger til din sag. Der vil dog altid blive lavet en tilføjelse, hvor der står, at du ikke mener, at oplysningerne er korrekte.

Lejre Kommune har pligt til at oplyse andre, hvis vi har videregivet forkerte oplysninger, der senere er blevet rettet.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, fx fordi du mener, at vores behandling af dine oplysninger ikke er lovlig.

Du har i visse tilfælde også mulighed for at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling, hvis der foreligger nogle hensyn til din særlige situation, som gør, at vi bør stoppe med at behandle de pågældende personoplysninger om dig.

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset.

Dette betyder, at hvis betingelserne for at få begrænset behandlingen er opfyldt, må vi kun behandle dine personoplysninger i nogle særlige situationer.

Hvis vores behandling af dine personoplysninger sker på baggrund af et samtykke, har du altid ret til at trække dit samtykke tilbage.

Når du kalder dit samtykke tilbage, stopper vi med at behandle dine personoplysninger til det angivne formål.

Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.