Vores Dialog - privatlivspolitik for borgere

Vores behandling af personoplysninger om dig i samarbejdsplatformen Vores Dialog

Her kan du læse, hvordan Lejre Kommune (“vi”) behandler personoplysninger om dig, når du er en del af et samarbejdsforløb understøttet af Lejre Kommunes digitale samarbejdsplatform Vores Dialog.

Efter databeskyttelsesforordningens (se nederst) artikel 13 og artikel 14 skal vi give dig en række oplysninger, når vi modtager oplysninger om dig fra andre eller dig selv.

De oplysninger vi skal give dig, er følgende:

  1. Vi er den dataansvarlige – og hvordan du kontakter os
  2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
  3. Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
  4. Kategorier af personoplysninger
  5. Modtagere eller kategorier af modtagere
  6. Hvor dine personoplysninger stammer fra
  7. Opbevaring af dine personoplysninger
  8. Dine rettigheder
  9. Klage til Datatilsynet

I de nedenstående afsnit finder du en uddybning i forhold til de oplysninger, vi skal give dig.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os. Du kan se vores kontaktoplysninger under pkt. 1.

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv. i kommunikationsplaformen Vores Dialog

1. Vi er den dataansvarlige – og hvordan du kontakter os

Lejre Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:

Lejre Kommune
Møllebjergvej 4
4330 Hvalsø
CVR-nr.: 29 18 85 48 Telefon: 46 46 46 46
Mail: Borgerservice@lejre.dk

Hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger, kan du sende en sikker-mail fra borger.dk eller e-Boks. Vi anbefaler generelt ikke at sende oplysninger over almindelig mail mv. da det ikke er sikkert.

2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du også velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.
Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger i Vores Dialog til følgende overordnede formål:

  • At skabe overblik og bedre forudsætninger for en forebyggende,  helhedsorienteret og koordineret indsats så du, din familie og andre nære relationer oplever et tværfagligt, samstemt og inddragende samarbejde, som sikrer den bedst mulige hjælp hurtigst muligt.

Vores Dialog er vores arbejdsredskab og en samarbejdsplatform, som giver dig fuld gennemsigtighed bl.a. over vores aftaler og hvem der skriver hvad, præcis når du har behov for det. Du har også mulighed for selv at skrive i Mit JOSA, som er din indgang til Vores Dialog.

Tillid og et fælles formål er afgørende for et konstruktivt samarbejde. Vores Dialog sikrer, at det er dit ønske for fremtiden, som er vores fælles afsæt for samarbejdet.

For at vi kan hjælpe dig eller dit barn har vi brug for at kunne dele relevant viden og oplysninger med dig, hinanden på tværs og eventuelt med dit netværk. Dette sikrer, at du ikke er nødsaget til at fortælle om din/jeres situation igen og igen og at der sker den afgørende koordinering, så du og din familie får den bedst mulige hjælp hurtigst muligt.

I forbindelse med et samarbejdsforløb understøttet af Vores Dialog, er der internt i Kommunen udpeget en Tovholder til dig, som er kommunens repræsentant og den person, du har den primære kontakt med og som har hovedansvaret for samarbejdsforløbet med Lejre Kommune. I samråd med dig samler I de rette samarbejdspartnere i dit Dialogteam, som er en del af løsningen på dine eller dit barns udfordringer. Samarbejdspartnerne fra Lejre Kommune deltager som repræsentant for deres ansættelsessted. 

Du kan læse mere om Vores Dialog på www.lejre.dk/voresdialog.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

  • Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1 litra e, artikel 9, stk. 2, litra f og artikel 10
  • Databeskyttelsesloven §11
  • Samtykke i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a.

4. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

  • Almindelige personoplysninger
    • Stamdata (indhentes automatisk fra cpr. registret) så som navn, adresse, kontaktoplysninger, familierelationer, oplysninger om forældremyndighed og institution/skole
  • Fortrolige personoplysninger
    • Så som cpr.nr., særlige sociale forhold, ansøgninger/indstillinger
  • Følsomme personoplysninger
    • Så som helbredsoplysninger, modersmål, race, etnisk oprindelse, religiøs overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, seksuelle forhold eller seksuelle orientering
  • Strafbare forhold
    • Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser

5. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi deler oplysninger med de samarbejdspartnere, som i samråd med dig er de rette samarbejdspartnere i dit Dialogteam, da de vurderes at være en del af løsningen på dine eller dit barns udfordringer. Nedenfor oplistes mulige eksterne samarbejdspartnere:

  • Privat netværk
  • Eksternt fagprofessionelt netværk, herunder andre myndigheder, som du i samråd med din Tovholder vælger at invitere ind i Dialogteamet/Vores Dialog
  • Leverandøren af Vores Dialog

Én plan
Ved behov kan du desuden give samtykke til deling af dine personoplysninger i Vores Dialog med hele eller dele af personer fra dit Dialogteam, hvor dine familiemedlemmer eller andet relevant netværks individuelle Dialogplaner vil blive smeltet sammen til det, vi kalder ”Én Plan”. Én plan giver os bedre forudsætninger for at koordinere og skabe overblik over hele din livssituation og dermed den bedst mulige helhedsorienterede hjælp og støtte hurtigst muligt. 

6. Hvor dine personoplysninger stammer fra

  • Dig selv
  • Privat netværk
  • Eksternt fagprofessionelt netværk
  • CPR-registret
  • Digital post
  • Borger.dk
  • OneToox (en outputmanagement løsning, der giver mulighed for kommunikation via e-Boks, Digital Post eller en fysisk forsendelse)
  • ID (borger)
  • Elevadministration TEA (Overblik og nem administration af skolernes elever)
  • KMD Institution (Overblik over administrative oplysninger om børn i dagtilbud)

7. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine oplysninger til de ikke længere er nødvendige til det beskrevne formål. Efter samarbejdets ophør vil indholdet i Dialogen låses og vil altid være tilgængelig for dig via Mit JOSA, som er din indgang til Vores Dialog. Indholdet i Dialogen i ikke-anonymiseret form vil være tilgængelig i 12 måneder i Vores Dialog for fagpersonerne ansat i Lejre Kommune, som var en del af Dialogteamet. De relevante oplysningerne om dig journaliseres i overensstemmelse med reglerne i Offentlighedslovens §§ 13 og 15 om hhv. notatpligt og journaliseringspligt.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt hvor vi normalt sletter vores oplysninger.

Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, selvom den er lovlig.

Ret til at transmittere oplysninger
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Ret til at trække samtykke tilbage
Du har ret til at trække eventuelt afgivne samtykker tilbage. Du trækker dit samtykke tilbage enten via Vores Dialog eller ved at kontakte din tovholder.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets Vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

9.Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk eller via e-Boks

Du kan finde yderligere oplysninger på www.datatilsynet.dk

Note: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF. Af artikel 14, stk. 1, fremgår det, at den dataansvarlige skal give den registrerede en række oplysninger, når personoplysninger ikke indsamles hos den registrerede.