Vores Dialog - privatlivspolitik for borgere

Vores behandling af personoplysninger om dig i samarbejdsplatformen Vores Dialog

Her kan du læse, hvordan Lejre Kommune (“vi”) behandler personoplysninger om dig, når du er en del af et samarbejdsforløb understøttet af Lejre Kommunes digitale samarbejdsplatform Vores Dialog.

Efter databeskyttelsesforordningens (se nederst) artikel 13 og artikel 14 skal vi give dig en række oplysninger, når vi modtager oplysninger om dig fra andre eller dig selv.

De oplysninger vi skal give dig, er følgende:

  1. Vi er den dataansvarlige – og hvordan du kontakter os
  2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
  3. Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
  4. Kategorier af personoplysninger
  5. Modtagere eller kategorier af modtagere
  6. Hvor dine personoplysninger stammer fra
  7. Opbevaring af dine personoplysninger
  8. Dine rettigheder
  9. Klage til Datatilsynet

I de nedenstående afsnit finder du en uddybning i forhold til de oplysninger, vi skal give dig.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os. Du kan se vores kontaktoplysninger under pkt. 1.

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv. i kommunikationsplaformen Vores Dialog

1. Vi er den dataansvarlige – og hvordan du kontakter os

Lejre Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor:

Lejre Kommune
Møllebjergvej 4
4330 Hvalsø
CVR-nr.: 29 18 85 48 Telefon: 46 46 46 46
Mail: Borgerservice@lejre.dk

Hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger, kan du sende en sikker-mail fra borger.dk eller e-Boks. Vi anbefaler generelt ikke at sende oplysninger over almindelig mail mv. da det ikke er sikkert.

2. Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du også velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.
Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger i Vores Dialog til følgende overordnede formål:

  • At skabe overblik og bedre forudsætninger for en forebyggende, helhedsorienteret og koordineret indsats så du, din familie og andre nære relationer oplever et tværfagligt, samstemt og inddragende samarbejde, som sikrer den bedst mulige hjælp hurtigst muligt.

Vores Dialog er vores arbejdsredskab og en samarbejdsplatform, der blandt andet giver dig mulighed for at opretholde overblik over vores aftaler, ansvarlige og tidsplaner samt at se, hvem der skriver hvad, præcist når du har behov for det. Du har også mulighed for at skrive direkte i Mit JOSA, din indgang til Vores Dialog

Tillid og et fælles afsæt er afgørende for et konstruktivt samarbejde. Vores Dialog understøtter et fælles formål i vores samarbejde – nemlig det, som du oplever, er vigtigst.

For at kunne hjælpe dig eller dit barn, er det nødvendigt for os at kunne dele relevant viden og oplysninger med dig, med hinanden på tværs og eventuelt med dit netværk. Dette sikrer, at du ikke behøver gentage din/jeres situation igen og igen, og at der sker afgørende koordinering, så du og din familie får den bedst mulige hjælp hurtigst muligt.

I forbindelse med et samarbejdsforløb understøttet af Vores Dialog har kommunen udpeget en Tovholder til dig. Tovholderen er kommunens repræsentant og din primære kontakt, med hovedansvaret for samarbejdsforløbet med Lejre Kommune. Sammen med dig udpeger I de rette samarbejdspartnere til dit Dialogteam, som udgør en vigtig del af løsningen på dine eller dit barns udfordringer. 

Du kan læse mere om Vores Dialog på www.lejre.dk/voresdialog.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

  • Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1 litra e, artikel 9, stk. 2, litra f og artikel 10
  • Databeskyttelsesloven §11
  • Samtykke i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a.

4. Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

  • Almindelige personoplysninger
    • Stamdata (indhentes automatisk fra cpr. registret) så som navn, adresse, kontaktoplysninger, familierelationer, oplysninger om forældremyndighed og institution/skole
  • Fortrolige personoplysninger
    • Så som cpr.nr., særlige sociale forhold, ansøgninger/indstillinger
  • Følsomme personoplysninger
    • Så som helbredsoplysninger, modersmål, race, etnisk oprindelse, religiøs overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, seksuelle forhold eller seksuelle orientering
  • Strafbare forhold
    • Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser

5. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vi deler oplysninger med de samarbejdspartnere, som i samråd med dig udgør det rette Dialogteam og vurderes at være en del af løsningen på dine eller dit barns udfordringer. Nedenfor er en liste over mulige eksterne samarbejdspartnere:

  • Privat netværk
  • Eksternt fagprofessionelt netværk, herunder andre myndigheder, som du i samråd med din Tovholder vælger at invitere ind i Dialogteamet/Vores Dialog
  • Leverandøren af Vores Dialog

Ikke alle samarbejdspartnere kræver dit samtykke for at blive en del af dit Dialogteam. Dette skyldes, at de enten er en del af kommunens enhedsforvaltning eller på anden vis allerede har lovhjemmel til at deltage i samarbejdet, hvis det vurderes relevant for fremdriften. 

Hvis din Tovholder arbejder med afsæt i sundhedsloven eller der er behov for at udvide Dialogteamet med en repræsentant fra en enhed i Lejre Kommune, der arbejder med afsæt i sundhedsloven, vil repræsentanten, med dit samtykke, få mulighed for at dele oplysninger med det altid gældende Dialogteam. Du kan til enhver tid trække samtykket tilbage.

Privat og eksternt netværk får med dit samtykke mulighed for at dele oplysninger samt at få adgang til at se deres egne input og opgaver i deres indgang til Vores Dialog.

De ansatte i Lejre Kommune, der er en del af dit Dialogteam, fungerer som repræsentant for den enhed, de er tilknyttet, og kan tilgå og bidrage med relevante oplysninger i din Dialog. Dette kan omfatte følsomme, fortrolige og almindelige oplysninger. Dog vil de ikke få adgang til oplysninger fra afgrænsede møder eller til afgrænsede delmål i din Dialogplan, som ikke er relevante for deres videre arbejde.

Repræsentanten kan dele relevante oplysninger med Dialogteamet med det formål at understøtte fremdriften og dermed sikre den bedst mulige hjælp og støtte hurtigst muligt.

Repræsentantens enhed har læseadgang til oplysningerne i Dialogen, men de skal tilføjes til Dialogteamet med navn, hvis der er behov for, at de også kan bidrage i Dialogen.

Én plan
Ved behov kan du give samtykke til deling af dine personoplysninger i Vores Dialog via 'Én Plan', hvor oplysninger i din Dialogplan integreres med relevante familiemedlemmers eller andet relevant netværks individuelle Dialogplaner. Afgrænsede delmål i din Dialogplan vil dog ikke kunne ses i Én plan. Én plan giver os bedre forudsætninger for at koordinere og skabe overblik over hele din livssituation, og dermed sikre den bedst mulige helhedsorienterede hjælp og støtte hurtigst muligt.

6. Hvor dine personoplysninger stammer fra

  • Dig selv
  • Privat netværk
  • Eksternt fagprofessionelt netværk
  • CPR-registret
  • Digital post
  • Borger.dk
  • OneToox (en outputmanagement løsning, der giver mulighed for kommunikation via e-Boks, Digital Post eller en fysisk forsendelse)
  • ID (borger)
  • Elevadministration TEA (Overblik og nem administration af skolernes elever)
  • KMD Institution (Overblik over administrative oplysninger om børn i dagtilbud)

7. Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine oplysninger, indtil de ikke længere er nødvendige for det beskrevne formål. Efter afslutningen af samarbejdet vil indholdet i Dialogen blive låst og vil altid være tilgængeligt for dig via Mit JOSA, din indgang til Vores Dialog. Indholdet i Dialogen i ikke-anonymiseret form vil være tilgængeligt i 12 måneder i Vores Dialog for fagpersonerne ansat i Lejre Kommune, som var en del af Dialogteamet. De relevante oplysninger om dig vil blive journaliseret i overensstemmelse med reglerne i Offentlighedslovens §§ 13 og 15 om hhv. notatpligt og journaliseringspligt

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden det tidspunkt hvor vi normalt sletter vores oplysninger.

Ret til begrænsning af behandling
Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, selvom den er lovlig.

Ret til at transmittere oplysninger
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Ret til at trække samtykke tilbage
Du har ret til at trække eventuelt afgivne samtykker tilbage. Du trækker dit samtykke tilbage enten via Vores Dialog eller ved at kontakte din tovholder.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets Vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

9.Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk eller via e-Boks

Du kan finde yderligere oplysninger på www.datatilsynet.dk

Note: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF. Af artikel 14, stk. 1, fremgår det, at den dataansvarlige skal give den registrerede en række oplysninger, når personoplysninger ikke indsamles hos den registrerede.