Samarbejdet for Lejres Haller (Lejre Model 2.0)

”Vores sted” er Lejre Kommunes samlede vision for udviklingen i kommunen og indeholder en overordnet vision for udviklingen af det aktive, brede idræts- og foreningsliv omkring hallerne.

I Lejrehallerne underbygges denne vision ved, at hallerne sætter fokus på mere sundhed, bevægelse, fællesskab og kulturliv gennem lokal forankring, aktiv bruger- og borgerinddragelse samt tydelige indflydelsesveje. Visionen opfyldes ved følgende målsætninger:

• Der er et rigt og kreativt liv i og omkring hallerne

• Der iværksættes flere initiativer i og omkring hallerne indenfor sundhed, bevægelse, fællesskab og kultur

• Det frivillige foreningsliv styrkes, og nye sportsgrene, kulturbegivenheder, arrangementer m.v. støttes aktivt

• Alle brugere oplever, at der lyttes til deres ønsker og behov, og at de, der har beslutningskompetencen har mulighed for at handle på disse ønsker

• Der er gennemskuelighed i beslutninger omkring Lejre-hallernes drift og udvikling samt de økonomiske forhold

• Der tilstræbes en større grad af fælles standard og kvalitet mellem hallerne, men med plads til at rumme de enkelte hallers særlige kultur og forskellighed.

Lejrehallerne står overfor forandringer og tilpasninger i de kommende år som følge af øget brug, vedligeholdelses- og renoveringsbehov samt krav om tilpasning til nye idræts- og bevægelsesformer. Borgernes forventninger til mulighederne for at dyrke idræt under nye, mere løse og selvorganiserede former er også et væsentligt aspekt.

Lejremodel 2.0 er rammen for, hvordan der sikres markant og direkte bruger- og borgerindflydelse på udvikling og drift af Lejrehallerne.

De vigtigste indsatsområder for Lejremodel 2.0 er på den baggrund:

• At sikre direkte bruger- og borgerindflydelse på Lejrehallernes udvikling og drift

• At skabe en fælles platform for udvikling af aktiviteter og idrætsliv i både den enkelte hal såvel som på tværs af hallerne i Lejre Kommune

Lejremodel 2.0 for udvikling og drift af Lejre Kommunes haller fastlægger de organisatoriske rammer for alle kommunens haller:

• Alle lokale haller har etablerede brugerråd, der sikrer tæt forankring til lokalsamfund og brugerne af de enkelte haller

• Der udpeges en samlet halbestyrelse for Lejrehallerne, som består af en repræsentant udpeget fra hvert brugerråd, en skoleleder udpeget af Lejre Kommunes skoler, en medarbejder fra servicefunktionerne samt en repræsentant fra Lejre Kommune

• Halbestyrelsen og brugerrådene er nøglen til brugerinddragelsen og –indflydelsen

• Halbestyrelsen repræsenterer Lejrehallerne overfor politikere og administration i forhold til strategiske beslutninger, visioner og udviklingstanker, der berører hallernes overordnede retning

• Samarbejdet mellem halbestyrelse, brugerråd og Lejre Kommune hviler på formaliserede forretningsordner for halbestyrelse og brugerråd, budgetter samt årlige udviklingsplaner

• Halbestyrelsens virke og arbejdsområde er på det politiske niveau forankret i Udvalget for Kultur & Fritid, på det udviklings- og administrative niveau i Center for Kultur & Fritid og i forhold til den daglige drift i hallerne i Center for Service & Ejendomme

Halbestyrelsen bidrager til den fortsatte udvikling af hallerne, fremfører halbrugernes ønsker overfor politikerne og sikrer, at visionerne i Lejremodel 2.0 føres ud i livet.

Halbestyrelsen udøver sin virksomhed i overensstemmelse med god bestyrelsesskik og indenfor de politiske, organisatoriske og økonomiske rammer fra Lejre Kommunalbestyrelse.

Årligt udarbejdes et overordnet budget for Lejre-hallerne. Halbestyrelsen indhenter og prioriterer ønsker fra brugerrådene.

Halbestyrelsen udarbejder i samarbejde med Lejre Kommune den overordnede udviklings- og driftsplan for Lejrehallerne – gældende for et år med sigtepunkter to år frem i tiden. Udviklings- og driftsplanen for Lejrehallerne udarbejdes på baggrund af en årlig evaluering af de enkelte hallers udvikling samt hallernes betjening af brugere og lokalsamfund.

Udviklings- og driftsplanen danner grundlaget for det årlige dialogmøde mellem halbestyrelsen og Lejre Kommunes Udvalg for Kultur og Fritid.

Halbestyrelsens opgaver består i øvrigt af følgende:

• Afholder valg til brugerrådene i de enkelte haller

• Afholder årligt dialog/temamøde med brugere, brugerråd og Lejre Kommune

• Deltager i årligt fællesmøde mellem halbestyrelsen og Udvalget for Kultur & Fritid

• Deltager i markedsføring af Lejrehallerne, inspirerer til fundraising og etablering af partnerskaber i forhold til eksisterende og nye satsninger i Lejrehallerne

• Sikrer, at der er en aftalt proces for, hvordan lokalerne bookes, og at brugerrådene gennemfører den aftalte proces

• Sikrer at ledige tider bliver synliggjort, så der opnås optimal udnyttelse af de enkelte haller

• Forholder sig til de overordnede retningslinjer for sundhed i Lejrehallerne

• Sikrer det aftalte vedligeholdelsesniveau, kvalitetsstandarden for service og rengøring samt aftaler generelle åbningstider og eventuel ferielukning

• Udarbejder standardforretningsorden for brugerrådene

Der etableres brugerråd for alle haller. Brugerrådene består af repræsentanter for brugerne af de enkelte haller. Repræsentanter vælges blandt hallens brugere.

Brugerrådene sikrer forbindelsen mellem brugere og bestyrelsen for Lejrehallerne. Brugerrådene skal sikre den tydelige lokale forankring, synliggøre brugerønsker og disponere over de midler, der er afsat til det enkelte brugerråd.

Brugerrådet sikrer i samarbejde med halbestyrelsen og Lejre Kommune den nødvendige smidighed i forhold til åbningstider, booking, timefordeling, lokaleudlejning, service og rengøring.

Brugerrådene fungerer på baggrund af en standardforretningsorden udarbejdet i samarbejde med halbestyrelsen.

Brugerrådet har følgende opgaver:

• Brugerrådet disponerer de midler, som er afsat til aktiviteter og projekter i egen hal jf. det samlede budget for Lejrehallerne.

• Brugerrådet kan skabe yderligere midler til aktiviteter og projekter i egen hal via arrangementer, sponsor- og reklameindtægter, fondsansøgninger eller lignende, jf. retningslinjer angivet i Økonomi for brugerråd i Lejre Kommunes Idrætshaller (bilag 1)

• Fremmer det frivillige arbejde og motiverer til så meget aktivitet som muligt i den enkelte hal

• Udarbejder timefordelingsprocessen i egen hal

• Indstiller til Lejre Kommune, hvis der skal indgås eventuel aftale med café- eller cafeteria-forpagter

• Samarbejder konstruktivt og tillidsfuldt med halbestyrelse og Lejre Kommune, herunder servicefunktionerne

• Evaluerer og indrapporterer årligt status for udvikling og drift i hallen til halbestyrelsen samt formulerer ønsker til den fælles udviklings- og driftsplan – både for egen hal og i forhold til forslag til Lejre-hallernes fælles udvikling

• Motiverer og organiserer brugere og borgere til udvikling af den enkelte hal og sikrer dermed mere liv i og omkring hallerne til gavn for lokalområdet

Lejre Kommune varetager den sekretariatsmæssige betjening af halbestyrelsen samt den daglige service, drift og udvikling af haldriften.

Lejre Kommune sikrer den gensidige dialog og kontakt mellem halbestyrelse, brugerråd og det administrative, tekniske og politiske niveau i Lejre Kommune.

Lejre Kommune sikrer overfor halbestyrelsen, at det daglige samarbejde ude i hallerne mellem servicemedarbejdere og brugerrådene kører tilfredsstillende, smidigt og tillidsfuldt på basis af tydelig kommunikationsstruktur og informationer om, hvordan brugerne i hallen kan få fat i relevante medarbejdere. Der udarbejdes en kommunikationsguide med tydelig kommunikationsstruktur, der beskriver, hvem man skal henvende sig til hvornår, så problemer hurtigt adresseres til og løses af det relevante niveau.

Lejre Kommune udarbejder forslag til budget, og hovedposterne heri drøftes, justeres og vedtages af halbestyrelsen. Af budgettet fremgår den ramme, der er afsat til aktiviteter og projekter i den enkelte hal (udover den daglige drift og service).

Lejre Kommune har desuden ansvaret for følgende:

• Indgår og opsiger indkøbsaftaler samt drifts- og serviceaftaler på alle områder, herunder indgåelse af forpagtningsaftaler i forbindelse med driften af café eller cafeteria med videre

• Sikrer smidig og effektiv daglig drift i den enkelte hal

• Formidler det tætte samarbejde og den serviceorienterede dialog i det daglige i den enkelte hal mellem servicefunktioner, brugere og brugerrådet

• Inddrager halbestyrelsen i det daglige arbejde med udvikling og drift af Lejrehallerne

• Fremlægger alle større sager samt økonomisk vigtige dispositioner for halbestyrelsen

• Fremlægger økonomisk status for halbestyrelsen i henhold til forretningsorden og vedtægter