Samarbejdsplan for Lejre Kommunes Idrætshaller

Lejre Kommunes Idræts- og bevægelsespolitik bygger på fem indsatsområder og tre spor, der går på tværs, og som er aktuelle for hvert indsatsområde. De fysiske rammer for idræt og bevægelse skal udvikles til at være Lejre Kommunes naturlige og attraktive samlingspunkter, hvor lokalbefolkningen
mødes på tværs.

Som en naturlig del indgår udviklingen af det aktive, brede idræts- og foreningsliv omkring hallerne.
I Lejre Kommunes haller understøttes politikken ved følgende målsætninger:

• Der er et rigt og kreativt liv i og omkring hallerne
• Der iværksættes flere initiativer i og omkring hallerne indenfor sundhed, bevægelse, fællesskab og kultur
• Det frivillige foreningsliv styrkes, og nye sportsgrene, kulturbegivenheder, arrangementer m.v. støttes aktivt
• Alle brugere oplever, at der lyttes til deres ønsker og behov, og at de, der har
  beslutningskompetencen, har mulighed for at handle på disse ønsker
• Der er gennemskuelighed i beslutninger omkring Lejre-hallernes drift og udvikling samt de økonomiske forhold
• Der tilstræbes en større grad af fælles standard og kvalitet mellem hallerne, men med plads til at rumme de enkelte hallers særlige kultur og forskellighed.

Hallerne i Lejre Kommune holder fokus på at sikre og styrke mulighederne for borgerne i Lejre Kommune. Almindelige vedligeholdelses- og renoveringsbehov ses i samspil med borgernes muligheder for at dyrke idræt, også under nye, mere løse og selvorganiserede former.

Samarbejdsplanen er rammen for, hvordan der sikres en god bruger- og borgerindflydelse på
udvikling og drift af Lejre Kommunes haller.

De vigtigste indsatsområder i samarbejdsplanen er:

• At sikre direkte bruger- og borgerindflydelse på Lejrehallernes udvikling og drift
• At skabe en fælles platform for udvikling af aktiviteter og idrætsliv i både den enkelte hal
  såvel som på tværs af hallerne i Lejre Kommune

Samarbejdsplanen fastlægger de organisatoriske rammer for alle kommunens haller og er bygget op omkring en struktur hvor der etableres en brugerbestyrelse dækkende alle haller i Lejre Kommune med tilhørende brugerråd i hver hal.
Bestyrelsen består af repræsentanter fra hvert brugerråd, én repræsentant fra skolerne, én
repræsentatnt fra den tekniske drift og én repræsentant fra Center for Kultur, Fritid og Turisme i Lejre Kommune.
Halbestyrelsens virke og arbejdsområde er på det politiske, udviklings- og administrative niveau forankret i Udvalget for Kultur, Fritid og Turisme, i forhold til den daglige drift i hallerne i Center for Service & Ejendomme.

Halbestyrelsen repræsenterer hallerne i overordnede spørgsmål, visioner og strategiske
beslutninger. Bestyrelsen bidrager til den fortsatte udvikling af hallerne, fremfører halbrugernes ønsker overfor politikerne og sikrer, at visionerne i Samarbejdsplanen føres ud i livet.

Bestyrelsen mødes, i udgangspunktet, fire gange årligt hvor den sikrer:

• Et overordnet budget for Lejre Kommunes haller. Halbestyrelsen indhenter og prioriterer ønsker fra brugerrådene.
• En overordnet udviklings- og driftsplan for Lejre Kommunes haller. Planen udarbejdes på baggrund af en årlig gennemgang og evaluering af den enkelte hal og samles til prioritering for budget. Planen danner grundlaget for det årlige dialogmøde mellem halbestyrelsen og
  Lejre Kommunes Udvalg for Kultur, Fritid og Turisme.

Halbestyrelsens opgaver består i øvrigt af følgende:

• At sikre at der afholdes valg til brugerrådene i de enkelte haller
• Efter behov, at afholde dialog/ temamøde med brugere, brugerråd og Lejre Kommune
• At deltage i årligt fællesmøde mellem halbestyrelsen og Udvalget for Kultur, Fritid og Turisme
• At deltage i markedsføring af Lejre Kommunes haller, inspirere til fundraising og etablering af partnerskaber i forhold til eksisterende og nye satsninger i Lejre Kommunes haller
• At sikre, at der er en aftalt proces for, hvordan lokalerne bookes, og at brugerrådene gennemfører den aftalte proces
• At sikre at ledige tider bliver synliggjort, så der opnås optimal udnyttelse af de enkelte haller
• At forholde sig til de overordnede retningslinjer for sundhed i Lejre Kommunes haller
• At sikre det aftalte vedligeholdelsesniveau, kvalitetsstandarden for service og rengøring samt aftale generelle åbningstider og eventuel ferielukning
• At udarbejde forretningsorden for bestyrelse og brugerråd

Halbestyrelsen udøver sin virksomhed i overensstemmelse med god bestyrelsesskik og indenfor de politiske, organisatoriske og økonomiske rammer fra Lejre Kommunalbestyrelse.

Der etableres brugerråd for alle haller. Brugerråd repræsenterer den enkelte hal i mere decentrale sager med ønsker der har direkte relation til en enkelt hal
Brugerrådene består af repræsentanter der vælges af brugerne og for brugerne af de enkelte haller.

Brugerrådet udpeger en repræsentant og en suppleant til halbestyrelsen.
Brugerrådene sikrer forbindelsen mellem brugere og Halbestyrelsen. Brugerrådene skal sikre den tydelige lokale forankring, synliggøre brugerønsker og disponere over de midler, der er afsat til det enkelte brugerråd.
Brugerrådet sikrer i samarbejde med halbestyrelsen og Lejre Kommune den nødvendige smidighed i forhold til åbningstider, booking, timefordeling, lokaleudlejning, service og rengøring.

Brugerrådet kan skabe midler til aktiviteter og projekter i egen hal via arrangementer, sponsor- og reklameindtægter, fondsansøgninger eller lignende.

Brugerrådet har følgende opgaver:

• At fremme det frivillige arbejde og motiverer til så meget aktivitet som muligt i den enkelte
  hal
• At udarbejde timefordelingsprocessen i egen hal
• At indstille til Lejre Kommune, hvis der skal indgås eventuel aftale med café- eller cafeteriaforpagter
• At samarbejde konstruktivt og tillidsfuldt med halbestyrelse og Lejre Kommune, herunder den tekniske drift.
• At evaluere for udvikling og drift i hallen til halbestyrelsen og formulere ønsker til den fælles udviklings- og driftsplan – både for egen hal og i forhold til forslag til den fælles udvikling
• At motivere og organisere brugere og borgere til udvikling af den enkelte hal og sikre dermed mere liv i og omkring hallerne til gavn for lokalområdet

Brugerrådene fungerer på baggrund af en standardforretningsorden udarbejdet i samarbejde med
halbestyrelsen.

Lejre Kommune varetager den sekretariatsmæssige betjening af halbestyrelsen samt den daglige service, drift og udvikling af haldriften.
Lejre Kommune udarbejder forslag til budget, og hovedposterne heri drøftes, justeres og vedtages af halbestyrelsen. Af budgettet fremgår den ramme, der er afsat til aktiviteter og projekter i den enkelte hal (udover den daglige drift og service).

Lejre Kommune har desuden ansvaret for følgende:

• At indgå og opsige indkøbsaftaler samt drifts- og serviceaftaler på alle områder, herunder fx forpagtningsaftaler.
• At sikre smidig og effektiv daglig drift i den enkelte hal
   At formidle det tætte samarbejde og den serviceorienterede dialog i det daglige i den enkelte hal mellem servicefunktioner, brugere og brugerrådet
• Kommunikation og information til brugerne i hallen med kontaktoplysninger til relevante
  medarbejdere.
• At inddrage halbestyrelsen i det daglige arbejde med udvikling og drift af Lejre Kommunes haller
• At præsentere alle større sager samt økonomisk vigtige dispositioner for halbestyrelsen
• At præsentere økonomisk status for halbestyrelsen i henhold til forretningsorden og vedtægter

Der etableres brugerråd for alle haller. Brugerrådene består af repræsentanter for brugerne af de enkelte haller. Repræsentanter vælges blandt hallens brugere.

Brugerrådene sikrer forbindelsen mellem brugere og bestyrelsen for Lejrehallerne. Brugerrådene skal sikre den tydelige lokale forankring, synliggøre brugerønsker og disponere over de midler, der er afsat til det enkelte brugerråd.

Brugerrådet sikrer i samarbejde med halbestyrelsen og Lejre Kommune den nødvendige smidighed i forhold til åbningstider, booking, timefordeling, lokaleudlejning, service og rengøring.

Brugerrådene fungerer på baggrund af en standardforretningsorden udarbejdet i samarbejde med halbestyrelsen.

Brugerrådet har følgende opgaver:

• Brugerrådet disponerer de midler, som er afsat til aktiviteter og projekter i egen hal jf. det samlede budget for Lejrehallerne.

• Brugerrådet kan skabe yderligere midler til aktiviteter og projekter i egen hal via arrangementer, sponsor- og reklameindtægter, fondsansøgninger eller lignende, jf. retningslinjer angivet i Økonomi for brugerråd i Lejre Kommunes Idrætshaller (bilag 1)

• Fremmer det frivillige arbejde og motiverer til så meget aktivitet som muligt i den enkelte hal

• Udarbejder timefordelingsprocessen i egen hal

• Indstiller til Lejre Kommune, hvis der skal indgås eventuel aftale med café- eller cafeteria-forpagter

• Samarbejder konstruktivt og tillidsfuldt med halbestyrelse og Lejre Kommune, herunder servicefunktionerne

• Evaluerer og indrapporterer årligt status for udvikling og drift i hallen til halbestyrelsen samt formulerer ønsker til den fælles udviklings- og driftsplan – både for egen hal og i forhold til forslag til Lejre-hallernes fælles udvikling

• Motiverer og organiserer brugere og borgere til udvikling af den enkelte hal og sikrer dermed mere liv i og omkring hallerne til gavn for lokalområdet