Regler for lån og leje af lokaler i Lejre

På www.lejre.dk/booking beskrives de lokaler og faciliteter, som Lejre Kommune tilbyder lån og leje
af. Listen omfatter blandt andet haller, multisale, kulturfaciliteter, mødelokaler og skoler.
Listen over lokaler er dynamisk og tilpasses løbende.

Lokalerne kan i princippet anvendes til alle former for aktiviteter, der er lovlige og egnede til lokalet.
Eksempler på hvad lokalerne kan anvendes til er:
• Foreningsaktiviteter og arrangementer: Fx træning, loppemarkeder, udstillinger, banko,
sportsarrangementer/kampe, sociale arrangementer, jubilæer, generalforsamlinger,
foredrag, afslutningsarrangementer mv.
• Foreningsfester: Fester arrangeret af foreninger, aftenskoler, brugerråd mv.
• Kulturelle arrangementer: Fx koncerter, foredrag, udstillinger mv. som arrangeres af
kulturelle sammenslutninger.
• Humanitære arrangementer: Foredrag, sociale aktiviteter mv., arrangeret af humanitære
foreninger.
• Klassearrangementer: Klassearrangementer omfatter ikke fejring af private begivenheder
som fx fødselsdag.
• Kommercielle og erhvervsmæssige arrangementer: Arrangementer der er arrangeret med
henblik på overskudsgivende virksomhed - fx af private virksomheder.
• Private arrangementer: Fester med private arrangører for at fejre private begivenheder, som
fx fødselsdage, jubilæer osv.
Det er ikke alle lokaler, der kan anvendes til private arrangementer eller kommercielt brug. Spørg de
lokaleansvarlige for de enkelte lokaler, hvis du er i tvivl. Ved private arrangementer og kommerciel
brug vil du blive opkrævet leje.

Du skal være mindst 18 år for at låne eller leje lokaler. Du ansøger og booker lokaler via Lejre
Kommunes digitale bookingsystem.
På www.lejre.dk/booking finder du link til systemet og guide til, hvordan du opretter dig og ansøger om lån/leje af lokaler. Her får du også overblik over inventar og udstyr i lokalerne samt ledige tider. Systemet giver også mulighed for at fremsøge, hvilke lokaler der
er egnede til hvilke aktiviteter.

Booking af tider.

Der er tre forskellige typer af bookinger:

1. Sæsonbookinger: Gælder faste ugentlige tider, som følger sæsonen 1. august til 31. juni.
   Sæsonbookinger for de fleste lokaler bliver fordelt på timefordelingsmøder mellem de
   brugere, der ønsker at anvende lokalerne. Møderne afholdes typisk i april måned og følger
   en aftalt samarbejdsplan, som du kan finde på www.lejre.dk/booking
   
   
2. Enkeltstående større arrangementer og events: Fx stævner, opvisninger, store koncerter mv.
   Disse bookinger ansøges og godkendes løbende og kan planlægges flere sæsoner frem.
   
   
3. Almindelige enkeltbookinger: Kan bookes løbende efter sæsonbookingerne er fordelt. Kan
   bookes i nærværende sæson.

Hvis flere brugere ønsker samme tider, og der ikke kan nås til enighed fx på et fordelingsmøde, kan det lokale brugerråd eller Center for Kultur og Fritid i første omgang forsøge at løse konflikten. Hvis konflikten ikke kan løses lokalt, træffer Folkeoplysningsudvalget beslutning i sagen.
Se mere på www.lejre.dk/booking

Det er gratis at låne lokaler for:

• Foreninger, aftenskoler, institutioner og borgere, hvis arrangement eller aktivitet har et kulturelt, idrætslig, oplysende - eller pædagogisk sigte. Arrangementet må ikke være kommercielt eller af privat karakter.
• Det er en forudsætning, at brugerne er hjemmehørende i Lejre Kommune.

Du skal betale for lokaler, hvis der er tale om:

• Foreninger eller initiativtagere, der ikke er hjemmehørende i Lejre Kommune.
• Erhvervsvirksomheder, brancheforeninger og specialforbund.
• Arrangementer, som er kommercielle eller af privat karakter som fx fester, fødselsdage mv.
• Indtægtsgivende arrangementer, hvor indtægten ikke går til en forening eller humanitært formål.

Der vil desuden kunne opkræves betaling for aktiviteter, der påfører kommunen ekstra udgifter til fx opsyn, rengøring, forbrugsafgifter, udgifter til alarmselskaber, brandvæsen og lignende.

Ledige og egnede lokaler tildeles, i overensstemmelse med Folkeoplysningsloven, i denne rækkefølge:

1. Folkeskoler og kommunale daginstitutioner*.
2. Ungdomsskoler/musikskoler*.
3. Aktiviteter for børn og unge i henhold til folkeoplysningsloven (foreninger)*.
4. Private skoler og private daginstitutioner – i tidsrummet kl. 8.00-16.00*.
5. Voksenundervisning i henhold til folkeoplysningsloven (aftenskoler)*.
6. Aktiviteter for voksne i henhold til folkeoplysningsloven (foreninger)*.
7. Anden aktivitet, fx selvorganiserede grupper
8. Erhvervsvirksomheder, brancheforeninger og specialforbund samt aktiviteter afholdt af aktører, der ikke er fra Lejre Kommune.

* hjemmehørende i Lejre Kommune

Desuden har folkeoplysende aktivitet for handicappede generelt førsteprioritet til lokaler, der er særligt egnede til denne type aktivitet.
Kommunens egne arrangementer som fx valghandlinger, større møder mv. har som udgangspunkt førsteprioritet i tildelingen af lokaler.

I forbindelse med booking af lokaler til foreningsfester og koncerter skal du sikre følgende:

• Der er en ansvarlig kontaktperson til stede under hele arrangementet.
• Der er passende dørkontrol svarende til arrangementets karakter.
• Der foretages udendørs runderinger før, under og efter fester.
• Der er indhentet alkoholbevilling, hvis der ønskes udskænkning af alkohol.
• Der er indhentet alle nødvendige tilladelser fra offentlige myndigheder. Tilladelserne skal
  være i den ansvarlige kontaktpersons besiddelse under hele arrangementet.
• SSP er orienteret ved arrangementer med forventet deltagelse af personer under 25 år.
• Ved arrangementer, hvor der forventes flere end 150 deltagere (samtidigt), skal indretningen af lokalet ske efter en plan godkendt af Lejre Kommune. Desuden kan indretning af messestande,
  særlige udsmykninger og dekorationer mv. kræve godkendelser.

Du kan overnatte i forbindelse med et arrangement af kulturelt, idrætslig, oplysende - eller pædagogisk karakter. Der skal være en ansvarlig kontaktperson til stede under hele arrangementet.
Ønsker du at overnatte, skal du, senest 21 dage før arrangementet afholdes, sende en orientering til ckf@lejre.dk med følgende information:

1. Dato
2. Adresse
3. Antal overnattende
4. Kontaktperson under overnatningen
5. Belægningsplan for de lokaler, hvor der overnatter mere end 50 personer.
   En belægningsplan er en plan, som viser, hvorledes et lokale indrettes til midlertidig
   overnatning, så det til enhver tid er muligt at komme ud af lokalet. Belægningsplaner skal
   kun udarbejdes for lokaler, hvor der overnatter mere end 50 personer. De skal godkendes af kommunen eller en certificeret rådgiver.

Lokalerne stilles som udgangspunkt til rådighed med lys, varme, ordinær rengøring og udstyr, som det er beskrevet i de enkelte lokalebeskrivelser. Herunder også fx stole og borde i et mødelokale, mål og net i en hal osv

På kommunens hjemmeside kan du finde en beskrivelse af de lokaler, der er til rådighed, og hvilke aktiviteter de egner sig til.

Er uheldet ude, vil det som udgangspunkt være den, der er skyld i skaden, der er ansvarlig og
dermed skal dække skaden. Alternativt vil det være den/de personer, der har lånt/lejet lokalet, der vil være ansvarlige for eventuelle skader, der opstår under brug af lokalet

Skal du alligevel ikke bruge din bookede tid i lokalet, skal du huske at afmelde den igen, så andre kan få glæde af lokalet.
De lokaleansvarlige har ret til at opkræve 250 kr. i gebyr, hvis du gentagende gange ikke afmelder din bookede tid, når du er forhindret i at bruge den. Du vil dog først få en advarsel. Gebyrordningen gælder for tidsrummet 16.00 til 24.00 på hverdage og 09.00-22.00 i weekenden.

Leje og evt. gebyrindtægter tilfalder den institution, som udlejningen vedrører. Den enkelte institution står selv for opkrævningen. Indtægterne følger i øvrigt godkendte regler.

Du kan søge om fritagelse for lokaleleje i Udvalget for Kultur & Fritid. Der kan dispenseres for oplysende - eller kulturelle arrangementer.
Udvalget for Kultur & Fritid kan desuden dispensere for reglerne, hvis det vurderes, at
aktiviteten eller arrangementet generelt er til gavn for Lejre Kommune.

Konflikter og uenigheder løses i samarbejde mellem med de lokaleansvarlige og Center For Kultur & Fritid. Hvis konflikten ikke kan løses et af disse to steder, træffer Folkeoplysningsudvalget beslutning i sagen.

Der opstår mange ønsker og behov til lokalerne, når de bruges. Center for Kultur & Fritid ønsker en tæt dialog med dig og de andre brugere, som lægger meget tid – og energi i lokalerne. Derfor opfordrer vi alle brugere til at være i tæt kontakt med os via Center for Kultur & Fritid og de lokaleansvarlige om, hvordan vi kan udvikle vores lokaler og udnytte dem bedst muligt.

God fornøjelse