Guide til booking af lokaler i Lejre

Det er gratis at låne lokaler for:

• Foreninger, aftenskoler, og institutioner, hvis arrangement eller aktivitet har et kulturelt, idrætslig, oplysende - eller pædagogisk sigte. Arrangementet må ikke være kommercielt eller af privat karakter.
• Det er en forudsætning, at brugerne er hjemmehørende i Lejre Kommune.

Du skal betale for lokaler, hvis der er tale om:

• Foreninger eller initiativtagere, der ikke er hjemmehørende i Lejre Kommune.
• Erhvervsvirksomheder, brancheforeninger og specialforbund.
• Arrangementer, som er kommercielle eller af privat karakter som fx fester, fødselsdage mv.
• Indtægtsgivende arrangementer, hvor indtægten ikke går til en forening eller humanitært formål.

Der vil desuden kunne opkræves betaling for aktiviteter, der påfører kommunen ekstra udgifter til fx opsyn, rengøring, forbrugsafgifter, udgifter til alarmselskaber, brandvæsen og lignende.

Tryk på dette link for at komme til Conventus  som er Lejre Kommunes bookingsystem.

Udfyld og indsend formularen, åben din mail og følg anvisningerne. Du er herefter klar til ansøge om lokaler.

OBS. I "pakke" feltet skal du vælge PRO, i priskategorien vælge cirka antal af jeres medlemmer. 
Du skal ikke tage notits af den licenspris der angives. I modtager ikke regning da det indgår som en del af Lejres Kommuneaftale.   

Det er vigtigt at du opretter dig som hjemmehørende i Lejre Kommune for at kunne ansøge. 

Foreninger og faste brugere der har brug for faste tider og behov for gentagende bookinger, ansøger i Conventus

Tryk på dette link som åbner et vindue i Conventus. Her logger du på med brugernavn og adgangskode. 

Tryk på "Booking" i den mørkegrå bjælke, herefter på "Ansøg" i den lysegrå og følg vejledningen. 

Der er to typer af ansøgninger:
a. Sæsonansøgningen. Denne er typisk en serie af ønsker for en hel sæson. Denne type indgår som en del af den lokalforankrede timefordeling og varetages af eksempelvis brugerråd i haller eller administrativt personale i kulturhuse mv. 

b. Den enkeltstående ansøgning. Denne indgår som en del af sæsonplanlægningen hvis det vedrører kommende sæson. 
Hvis det vedrører den nuværende sæson varetages den af administrativt personale med responstid på max. 10 dage.

Er du i tvivl om du skal betale for lokalet, henviser vi til regler for lån og leje af lokaler i lejre eller kontakt til haku@lejre.dk 

En gang om året skal jeres profil opdateres i Conventus. Det skal blandt andet sikre, at det er de rette som modtager informationer og indsender dem. Den person der har oprettet profilen i Conventus, en formand eller ansvarlig for booking er formentlig oprettet med administratorrettigheder og kan foretage ændringer: 

1. Log ind i Conventus ved at trykke på dette link. Når du er logget ind, skal du trykke på den orange knap der hedder "Stamdata"
På siden for stamdata skal du kontrollere at oplysningerne er korrekte.

2. Kontroller at hele bestyrelsen er oprettet i Conventus med administratorrettigheder. Dette gør du ved at:
a. trykke på "ADMINISTRATION" i den sorte fanebjælke. 
b. trykke på "BRUGERE" i den grå menu til venstre og vælge menupunktet "Brugere"
c. Vælg hver bruger og kontroller at de er markeret som administrator og at de er en del af ledelsen.
d. Du kan oprette medlemmer af bestyrelsen som mangler i oversigten ved at trykke på "Ny bruger" 

3. Kontroller at bestyrelsesmedlemmer er tildelt den rigtige rolle i Conventus. Dette skal bruges, når der fx skal underskrives blanketter. Du gør det ved at:
a. trykke på "ADRESSEBOG" i den sorte fanebjælke.
b. adressebogen åbner og herefter trykker du på "Ledelsen" ude til venstre.
c. trykke på den orange knap "Tilføj / Fjern". Du kan nu tildele roller og herefter trykke på "udført" i bunden af vinduet.

Jeres profil er nu opdateret. 

Det er gratis at låne lokaler for:

• Borgere, hvis arrangement eller aktivitet har et kulturelt, idrætslig, oplysende - eller pædagogisk sigte. Arrangementet må ikke være kommercielt eller af privat karakter.
• Det er en forudsætning, at brugerne er hjemmehørende i Lejre Kommune.

Du skal betale for lokaler, hvis der er tale om:

• Foreninger eller initiativtagere, der ikke er hjemmehørende i Lejre Kommune.
• Erhvervsvirksomheder, brancheforeninger og specialforbund.
• Arrangementer, som er kommercielle eller af privat karakter som fx fester, fødselsdage mv.
• Indtægtsgivende arrangementer, hvor indtægten ikke går til en forening eller humanitært formål.

Der vil desuden kunne opkræves betaling for aktiviteter, der påfører kommunen ekstra udgifter til fx opsyn, rengøring, forbrugsafgifter, udgifter til alarmselskaber, brandvæsen og lignende.

Bor du i Lejre, kan du benytte overskudstider i vores haller, gymnastiksale og mødelokaler gratis. Faciliteter kan bookes 14 dage frem og for to timer ad gangen.
Når du har fundet præcis den tid du ønsker at booke (se næste punkt) kan du enten oprette dig eller logger ind. 

På linket herunder finder du de faciliteter som udlånes af Lejre Kommune. Hvis faciliteten er åben for bookinger ser du et link for der står "tryk her hvis du vil foretage en lynbooking"
Herefter skal du igennem denne procedure:

1. Vælg den dato du vil booke en tid
2. Vælg en ledig tid i det lokale du vil bruge
3. Log ind eller opret dig som bruger. Du skal bruger mail og mobilnummer.
4. Bekræft og accepter betingelserne for booking
5. Indsend booking

Du modtager straks bekræftelse på mail og har reserveret lokalet  

Link til faciliteterne

Du skal betale for lokaler, hvis der er tale om:

• Foreninger eller initiativtagere, der ikke er hjemmehørende i Lejre Kommune.
• Erhvervsvirksomheder, brancheforeninger og specialforbund.
• Arrangementer, som er kommercielle eller af privat karakter som fx fester, fødselsdage mv.
• Indtægtsgivende arrangementer, hvor indtægten ikke går til en forening eller humanitært formål.

Der vil desuden kunne opkræves betaling for aktiviteter, der påfører kommunen ekstra udgifter til fx opsyn, rengøring, forbrugsafgifter, udgifter til alarmselskaber, brandvæsen og lignende.

Du skal igennem fire faser: 

1. Opret dig som bruger 
2. Find lokalet og ansøg det 
3. Udfyld lejekontrakt og modtag bekræftelse på leje 
4. Modtag nøgler, aftal forplejning, rengøring mv.  

Du gennem disse faser når du opretter dig som bruger: 

1. Følg linket til Conventus ved at trykke her.
2. Udfyld felterne. Vær opmærksom på at vælge PRO versionen, du modtager ingen regning selvom der bliver angivet en pris. Lejre Kommune har indgået aftale så alle i Lejre Kommune har gratis adgang til systemet.
   For at kunne booke lokaler i Lejre SKAL du vælge Postnummer 4320 og Lejre som Kommune - også selvom I har adresse i anden kommune. 
   
3. Angiv kontaktperson eller opret en ny.
4. Følg de efterfølgende instrukser og du modtager bekræftelse via mail. 
   
5. Har du problemer kan du altid kontakte Conventus' hotline på 70701309 
   

På www.lejre.dk/booking finder du de faciliteter som Lejre Kommune udlejer. Når du vælger en facilitet kan du læse om faciliteten og se om der er ledig tid i den opdaterede kalender på siden.
Når du har kontrolleret om lokalet er ledigt i det tidsrum du gerne vil leje det, skal du følge disse faser:  

1. Log ind via https://web.conventus.dk/
2. Tryk på “BOOKING” i den sorte bjælke, “ANSØG” i den grønne og “NY” i den orange 
3. Vælg den facilitet du vil booke lokaler i og tryk på den grønne “NÆSTE” knap 
4. Udfyld ansøgningen og tryk på “SEND”

Du har nu ansøgt om en tid og et lokale og din ansøgning behandles af administrationen. Du modtager svar via den mail du har registreret dig med. 

Når du har modtaget bekræftelse på leje af lokale, udfylder du lejekontrakt ved at trykke på dette link
Under kommentarer kan du skrive hvis det drejer sig om flere dage mv.  

Når kontrakten er indsendt faktureres du for leje med faktura gennem E-boks 

I perioden op mod dit arrangement, sender du navn, mail og telefonnummer til haku@lejre.dk og nøgle gøres klar til afhentning hos vores Tekniske Drift, Horseager 6, 4330 Hvalsø.  

I enkelte faciliteter, som fx Hvalsø og Osted hallen skal forplejning aftales med hallens forpagter.  
Hvis der er behov for indkøb af rengøring, ekstra service fra den tekniske drift mv. aftales dette også i perioden op mod arrangementsdagen.