Arrangørguiden

Det skal være så let som muligt at afholde arrangementer i Lejre. Denne guide skal hjælpe begynderen, der vil afholde arrangement , med råd og ideer.
Den skal også bruges som et redskab for den erfarne arrangør der søger konkrete links og henvisninger.

1. Planlæg dit arrangement

Du har måske gået med en ide gennem længere tid og besluttet dig for at nu skal den realiseres.
En god planlægning af et arrangement har afgørende betydning, både for hvor let det er at få stablet det på benene og for arrangementets succes.

Det er derfor en god idé at sørge for at planlægge og indtænke følgende:

Beskrivelse af arrangementet. Skriv en kort og introducerende beskrivelse af arrangementet.
Programmet. Hvordan ser programmet for arrangementet ud? Hvornår starter og hvornår slutter arrangementet? Hvilke tidspunkter sker der noget væsentligt i som kan påvirke "det daglige liv".
Placering af arrangementet. Indtegn på et kort (på krak.dk kan du indtegne arealer og linjer) arrangementets placering, boder, veje der skal benyttes mv. Dette kort skal dels sikre at I internt har overblik samt bruges eksternt hvis I skal søge om tilladelser fra kommune, Politi osv.
Tilladelser. Start meget tidligt i planlægningen med at få klargjort og indsendt ansøgninger om tilladelser. Tilladelser er ikke til for at hindre dig og dit virke men for at sikre at f.eks. Politi og beredskab er klar til at hjælpe hvis tingene skulle gå galt.
Alt det praktiske. Påbegynd en liste med ting og rekvisitter som i har brug for men som I ikke har adgang til. Det kunne være borde, afspærring, skraldespande osv.
Ofte behøver I ikke at leje eller købe grej men vil kunne låne det af andre foreninger eller af kommunen.
Støtte til arrangementet. Overvej, på baggrund af brainstormingen, om det ikke var en idé at ansøge om tilskud til arrangementet. Tilskud kan søges fra kommunale puljer, fra private aktører og fra erhvervsdrivende.
Markedsføring. Lav en oversigt over hvor i tænker at arrangementet skulle promoveres for at tiltrække deltagere.

Ting der kan være gode at huske:

1. Hvad skal arrangementet indeholde ?
2. Hvor skal arrangementet afholdes ?
3. Hvorfor skal arrangementet afholdes ?
4. Hvornår skal arrangementet afholdes ?
5. Hvem er målgruppen til arrangementet ?
6. Hvem er primær tovholder og hvem kan bidrage til arrangementet ?
7. Hvordan er økonomien i projektet ?
Undersøge alternativer til ovenstående så du har mulighed for at ændre kurs undervejs hvis du møder forhindringer.
Undersøg om der er lignende arrangementer hvor det måske ville give mening at I slog dem sammen.
Besøge stedet hvor du ønsker at arrangementet skal foregå, lav råskitser og skridt området af. Tænk allerede her også på placering af madboder, scener og andre installationer.
Undersøg trafikale forhold og om arrangementet berører trafikken, spærrer veje eller på anden måde kan forstyrre "det daglige liv"
Indtænke målgruppen når du laver dokumentet. Hvad vil de efterlyse og sætte pris på?
Undersøg om du kan få frivillige koblet til dit projekt så I kan dele oplevelsen og ansvarsopgaver.

Dette kan du får brug for:

Lån et af kommunens lokaler til dit møde. I Lejre har du mulighed for at låne et lokale til dine møder.
Et program eller lignende til at holde styr på dit projekt. For nogle er et tekstbehandlingsprogram eller regneark anvendeligt, for andre er mere visuelle mind-mapping eller projektstyringsprogrammer at foretrække.
Programmerne kan hentes på nettet.

2. Tilskud til arrangementet

I forbindelse med dit arrangement kan det være en idé at undersøge de muligheder der er for tilskud. Udover at søge sponsorstøtte hos virksomheder eller privatpersoner kan du søge følgende tilskud:

1. Børne & Kulturpuljen.

Børne- og Kulturpuljen støtter kulturelle aktiviteter af enhver art til glæde for Lejre Kommunes borgere og som en del af visionen i Vores Sted, som handler om at være med til at understøtte det gode liv på landet. Der skal være tale om lokalt forankret arrangementer, der har særlig relevans for Lejre Kommune, og der lægges vægt på, at arrangementet er åbent for alle og ikke er kommercielt.

Ansøgninger, der vedrører Kultur- & Fritidsudvalgets fokusområder: Børn, Musik & Idræt, har førsteprioritet frem for andre ansøgninger.

Puljen ønsker at støtte udvikling frem for drift. Der er dog ikke begrænsninger på, hvor mange gange et arrangement kan få bevilget støtte, men udvalget vægter nye initiativer frem for aktiviteter der har fundet sted flere gange.

Ansøgninger om tilskud på max. 5.000 kr. behandles løbende af administrationen i Center for Kultur & Fritid.

Hvad er betingelserne for at kunne ansøge
• Arrangementet skal være lokalt forankret og have særlig relevans for Lejre Kommune
• Tilbuddet skal være åbent for alle
• Arrangementet skal ikke være kommercielt
• Der skal vedlægges et budget for arrangementet samt foreningens regnskab inkl. egenkapital
• Der skal indsendes et regnskab for arrangementet senest 2 måneder efter afholdelsen
• Arrangementet skal annonceres via Lejre Kommunes Kultunaut-kalender: Oplevlejre.dk

Hvad støtter Puljen normalt ikke
• Projekter, der er dækket af anden lovgivning eller andre puljer
• Anlæg, byggeri, renoveringer
• Anskaffelser/ indkøb af blivende karakter
• Lønudgifter til administration

Hvem kan søge
Foreninger, grupper, enkeltpersoner

Tilbagevendende projekter
Der er ikke begrænsninger på, hvor mange år i træk det samme projekt kan modtage støtte fra puljen. Der skal ansøges hvert år.
Udvalget vægter dog nye initiativer frem for aktiviteter, der har været afholdt flere gange.

Medfinansiering
Som udgangspunkt er der ikke krav om medfinansiering, men udvalget har mulighed for at opsætte krav om en egenfinansiering til et arrangement.

Hvordan kan tilskuddet bevilges
Puljemidler kan gives i form af:
• Tilskud
• Underskudsgaranti – som kan bevilges ved en forventet risiko ved arrangementet, hvor regnskabet ellers balancerer uden støtte fra kommunen. Ansøgning om underskudsgaranti skal således ikke fremgå af budgettet. Udbetalingen af underskudsgarantien sker, når ansøger har fremsendt det endelige regnskab, hvor den forventede, med manglende finansiering fremgår.

Hvem beslutter
Udvalget for Kultur & Fritid. Udvalgets beslutning er endelig. Udvalget for Kultur & Fritid har mulighed for at dispensere fra alle ovenstående kriterier i forbindelse med behandling af en specifik ansøgning, hvis de vurderer, at det er relevant for Lejre Kommune. Dog behandles ansøgninger på max. 5.000 kr. af administrationen.

Vejledning
Søg om tilskud til dit arrangement ved at følge dette link

Ansøgningsfrister er 1. december og 1. september.
Ansøgningerne vil blive behandlet på Udvalgets møder i hhv. januar og oktober. Ansøgere med arrangementer tidligt på året, kan evt. søge til den sene frist året før.
Dog er der løbende ansøgningsfrist for ansøgninger på max. 5.000 kr. Disse ansøgninger behandles af administrationen.

Tilskud udbetales via CVR. nr. eller CPR. nr.

Administrationen kan afvise ansøgninger, der ikke opfylder ovennævnte betingelser

Ansøgning sendes til ckf@lejre.dk att. Center for Kultur & Fritid.

2. Folkeoplysningspuljen

Folkeoplysningsudvalgets Pulje til særlige formål henvender sig til frivillige folkeoplysende foreninger med:

Nye initiativer og/eller
Udviklingsarbejder for børn og unge og/eller
Andre særlige formål, der efter Folkeoplysningsudvalgets skøn berettiger til ekstra støtte.

Ansøgning sendes til post@lejre.dk att.: Folkeoplysningsudvalget. Ansøgningerne behandles løbende.

3. Tilladelser

Når du vil afholde et arrangement skal der ofte ansøges en række tilladelser. Det er vigtigt at foretage disse ansøgninger i god tid inden arrangementet skal løbe af stablen.

Tilladelserne er med til at sikre at dit arrangement foregår på bedste og lovlige vis og at forskellige myndigheder er forvarslede i tilfælde af ulykker eller andre uforudsete hændelser. Betragt derfor tilladelser som en god sparring i sikkerhed og som en sikring for at dit arrangement ikke påvirkes af et andet arrangement på samme tid og sted.
Hvilke tilladelser du skal ansøge afhænger af omfanget af dit arrangement:

1. Tilladelse fra kommunen.

Hvis du vil afholde et arrangement på en af kommunens pladser, veje eller områder skal du ansøge om at bruge arealet ved at trykke her.
Hvis du vil afholde dit arrangement på privat fællesvej skal du lave aftale med grundejerne og samtidig ansøge kommunen om brug af arealet ved at trykke her.
Hvis dit arrangement skal afholdes på private veje eller grunde er det kun grundejeren du skal ansøge om tilladelse. Du kan finde grundejeren via dette link.

Behandlingstiden for ansøgningen er cirka 14 dage for mindre arrangementer og kan være længere for større.
Du får automatisk en mail som kvittering på, at din ansøgning er modtaget. Selve tilladelsen til arrangementet kommer senere på mail. Kopi af tilladelsen sendes samtidig til relevante instanser som politi og brandvæsen men du skal være opmærksom på at du stadig skal lave en ansøgning til dem. Tryk på dette link for at læse de generelle regler for brug af offentlige arealer i Lejre Kommune.

2. Tilladelse fra Politiet.

Afhængigt af dit arrangements karakter og indhold skal du ansøge Politiet om tilladelse. Ansøgningerne downloades som PDF og sendes til Politiet via mail til mvsj@politi.dk
Tryk her for at komme til Politiets hjemmeside med uddybende forklaring.

Hvis du skal afholde større arrangementer som koncerter, festivaler eller andre større events med opbygning af scene, opstilling af madboder, afholdelse af optræden/musik og opstilling af telte til publikum og deltagere kan Politiet af sikkerhedsmæssige årsager kræve, at du senest 14 dage før afholdelsen af arrangementet fremsender en sikkerhedsplan.

3. Andre tilladelser og anmeldelser.

Hvis du vil opstille borde, stole, tribuner, podier, scener mv. er der i hovedregel tre forskellige retninger som kan følges:

Scener, telte og podier kan være certificerede. I dette tilfælde skal der ikke ansøges om tilladelse med mindre der skal opholde sig mere end 150 personer i teltet.
Hvis telte, scener og podier ikke er certificerede skal du ansøge en byggetilladelse til disse. Vær opmærksom på at du kun skal søge tilladelse til telte der er over 50 m² i grundplan.
Telte under 50 m² skal du ikke søge tilladelser til og scener og podier under 1 meter i platformshøjde skal du heller ikke søge tilladelse til.

Det er vigtigt at belyse forskellige forhold i forbindelse med brandsikkerhed.

I din generelle ansøgning til kommunen (punkt 1) skal du her også sørge for at beskrive forhold ved arrangementet. På din vedhæftede skitse kan du indtegne placeringer af telte, borde og flugtveje.

Hvis I planlægger at der skal overnattes til arrangementet skal dette også anmeldes. Dette gøres ved at skrive til byggeri@lejre.dk eller ckf@lejre.dk

Ved en række arrangementer, f.eks. motionsløb og cykelløb, kan det ofte blive nødvendigt at afspærre veje. Dette skal indgå i den generelle ansøgning til kommunen (punkt 1) og i ansøgning til Politiet ved mail til mvsj@politi.dk. I ansøgningen skal oversigtskort og skilteplan præsenteres og denne skal både godkendes af Lejre Kommune og Politiet.

Hvis du planlægger et større arrangement eller et arrangement, som kan medføre skader på deltagerne, f.eks. et cykelløb, skal du desuden melde dit arrangement til det præ-hospitale beredskab, så beredskabet er forberedt på, at der kan komme flere skader end sædvanligt. Beredskabet skal bruge oplysninger om kontaktpersoner (mail og telefonnummer) på dagen, deltagerantal og eventuelt antal frivillige/hjælpere, f.eks. samaritter, ved arrangementet. Du melder dit arrangement til beredskabet ved at sende en kopi af den arrangementsansøgning, du har sendt til kommunen.
Ansøgningen skal sendes til mail: Praehospitaltcenter@regionsjaelland.dk

4. Alt det praktiske

I dette afsnit kan du både læse om ting du skal være opmærksom på og få information om hvor du kan hente hjælp.

Når du skal afholde et arrangement er det en god ide at tage din liste fra planlægningsfasen og opdatere den i forhold til de tilladelser der er ansøgt.
Det kan være at du nu står med en liste der udover praktiske punkter som affaldsspande er udvidet med:

Pulverslukkere til telte eller scener
Lån af lokaler til indledende møder eller afholdelse af arrangementer
Toiletter eller mulighed for toiletforhold
Vand og strøm
Bortskaffelse af affald i større mængder
Afspærringsmateriel

I de fleste tilfælde vil Lejre Kommune kunne hjælpe dig enten med udlån af materiellet eller med at formidle kontakt til leverandører.
Det kan derfor være en ide at inddrage Kommunen så tidligt i processen som muligt så vi bedre kan understøtte din ide. Dette kan du gøre ved at kontakte kulturkonsulent Hasse Kürstein på haku@lejre.dk eller på 24 89 42 38 (bedst mellem klokken 7-15).

Tryk her for at læse de generelle regler for brug af offentlige områder.