Når du vil afholde et arrangement skal der ofte ansøges en række tilladelser. Det er vigtigt at foretage disse ansøgninger i god tid inden arrangementet skal løbe af stablen.
Tilladelserne er med til at sikre at dit arrangement foregår på bedste og lovlige vis og at forskellige myndigheder er forvarslede i tilfælde af ulykker eller andre uforudsete hændelser. Betragt derfor tilladelser som en god sparring i sikkerhed og som en sikring for at dit arrangement ikke påvirkes af et andet arrangement på samme tid og sted.
Hvilke tilladelser du skal ansøge afhænger af omfanget af dit arrangement:
1. Tilladelse fra kommunen.
- Hvis du vil afholde et arrangement på en af kommunens pladser, veje eller områder skal du ansøge om at bruge arealet ved at trykke her.
- Hvis du vil afholde dit arrangement på privat fællesvej skal du lave aftale med grundejerne og samtidig ansøge kommunen om brug af arealet ved at trykke her.
- Hvis dit arrangement skal afholdes på private veje eller grunde er det kun grundejeren du skal ansøge om tilladelse. Du kan finde grundejeren via dette link.
Behandlingstiden for ansøgningen er cirka 14 dage for mindre arrangementer og kan være længere for større.
Du får automatisk en mail som kvittering på, at din ansøgning er modtaget. Selve tilladelsen til arrangementet kommer senere på mail. Kopi af tilladelsen sendes samtidig til relevante instanser som politi og brandvæsen men du skal være opmærksom på at du stadig skal lave en ansøgning til dem. Lån af kommunale arealer og veje
2. Tilladelse fra Politiet.
Afhængigt af dit arrangements karakter og indhold skal du ansøge Politiet om tilladelse. Ansøgningerne downloades som PDF og sendes til Politiet via mail til mvsj@politi.dk
Tryk her for at komme til Politiets hjemmeside med uddybende forklaring.
Hvis du skal afholde større arrangementer som koncerter, festivaler eller andre større events med opbygning af scene, opstilling af madboder, afholdelse af optræden/musik og opstilling af telte til publikum og deltagere kan Politiet af sikkerhedsmæssige årsager kræve, at du senest 14 dage før afholdelsen af arrangementet fremsender en sikkerhedsplan.
3. Andre tilladelser og anmeldelser.
Hvis du vil opstille borde, stole, tribuner, podier, scener mv. er der i hovedregel tre forskellige retninger som kan følges:
- Scener, telte og podier kan være certificerede. I dette tilfælde skal der ikke ansøges om tilladelse med mindre der skal opholde sig mere end 150 personer i teltet.
- Hvis telte, scener og podier ikke er certificerede skal du ansøge en byggetilladelse til disse. Vær opmærksom på at du kun skal søge tilladelse til telte der er over 50 m² i grundplan.
- Telte under 50 m² skal du ikke søge tilladelser til og scener og podier under 1 meter i platformshøjde skal du heller ikke søge tilladelse til.
Det er vigtigt at belyse forskellige forhold i forbindelse med brandsikkerhed.
I din generelle ansøgning til kommunen (punkt 1) skal du her også sørge for at beskrive forhold ved arrangementet. På din vedhæftede skitse kan du indtegne placeringer af telte, borde og flugtveje.
Har I et arrangement hvor I ønsker at overnatte i hallen skal I meddele det via mail til byggeri@lejre.dk med ckf@lejre.dk cc..
I mailen skal I skrive følgende:
1. Dato for overnatning
2. Antal overnattende personer
3. Foreningens navn
4. Kontaktpersoner ved overnatning
5. Mail og mobiltlf. på kontaktpersoner
6. Hvor i hallen der overnattes
Besked skal meddeles senest 14 dage før arrangement
Ved en række arrangementer, f.eks. motionsløb og cykelløb, kan det ofte blive nødvendigt at afspærre veje. Dette skal indgå i den generelle ansøgning til kommunen (punkt 1) og i ansøgning til Politiet ved mail til mvsj@politi.dk. I ansøgningen skal oversigtskort og skilteplan præsenteres og denne skal både godkendes af Lejre Kommune og Politiet.
Hvis du planlægger et større arrangement eller et arrangement, som kan medføre skader på deltagerne, f.eks. et cykelløb, skal du desuden melde dit arrangement til det præ-hospitale beredskab, så beredskabet er forberedt på, at der kan komme flere skader end sædvanligt. Beredskabet skal bruge oplysninger om kontaktpersoner (mail og telefonnummer) på dagen, deltagerantal og eventuelt antal frivillige/hjælpere, f.eks. samaritter, ved arrangementet. Du melder dit arrangement til beredskabet ved at sende en kopi af den arrangementsansøgning, du har sendt til kommunen.
Ansøgningen skal sendes til mail: Praehospitaltcenter@regionsjaelland.dk