OBS: Booking af Lejre Kommunes musik- og Øvelokaler, skal bookes under Øvelokaler (dette gælder også musiklokalet i Hvalsø Kulturhus samt Musikcontaineren)
Med dette regelsæt beskrives rammerne for brugen af Hvalsø Kulturhus. Den overordnede hensigt er at tilbyde, Hvalsø Kulturhus som et åbent og tilgængeligt hus for derigennem at styrke kulturen og oplysningen i Lejre Kommune.
Foreninger, offentlige institutioner og grupper hjemmehørende i Lejre Kommune, hvis arrangement eller virksomhed har et kulturelt, oplysende eller pædagogisk sigte, kan vederlagsfrit få stillet sal eller lokale til rådighed. Foreninger mv. skal kunne dokumentere, at de er hjemmehørende i Lejre Kommune.
Foreninger, grupper mv. der ikke har et kulturelt formål eller ikke er godkendt efter folkeoplysningsloven, kan mod betaling af et gebyr benytte lokalerne. Erhvervsvirksomheder i eller med tilknytning til Lejre Kommune kan ligeledes mod betaling af et gebyr benytte lokalerne. Som hovedregel skal erhvervsmæssige sammenkomster og arrangementer lave et kulturelt eller oplysende islæt og må primært ikke have et kommercielt formål. Gebyret fastsættes en gang årligt af bestyrelsen og tager udgangspunkt i markedsprisen.
Lejre Kommunes administration kan, uanset formål, benytte lokalerne efter aftale med sekretariatet.
Kulturhuset kan ikke benyttes til private arrangementer.
Ansøgning om lokaler ansøges som hovedregel senest 4 uger før arrangementet.
Personen der booker skal være fyldt 18 år og foreningen/gruppen, der booker, er ansvarlig for enhver skade, der under benyttelsen forvoldes på lokaler og inventar.
Reservering af lokaler for en samlet sæson (august - juli) sker efter ansøgning i bookingsystemet Conventus.dk.
Fordelingen af tider arrangementer og møder for en sæson prioriteres ud fra følgende rækkefølge:
1. Kulturelle arrangementer
2. Arrangementer med offentlig adgang som ikke er kulturaktiviteter, ex. borgermøder, kommunale arrangementer mv.
3. Foreninger godkendt efter folkeoplysningsloven og kommunens mødeaktiviteter
4. Foreninger der ikke er godkendt efter folkeoplysningsloven, private virksomheder
Foreninger, grupper mv. der ikke har et kulturelt formål eller er godkendt over folkeoplysningsloven samt erhvervsvirksomheder kan maksimalt forhåndsreservere 8 mødedage for en sæson.
Kulturhuset forbeholder sig ret til at aflyse enkeltdage i sæsonaftaler, og dette bør især påregnes hvor brug af lokalerne vedrører løbende mødeaktiviteter. Sådanne mødeaktiviteter viger altid for egentlige åbne kulturelle eller oplysende arrangementer. Aflysninger skal dog ske med minimum 3 ugers varsel. Sekretariatet forsøger ved aflysning at tilbyde alternative lokaler.
Foreninger der benytter Kulturhuset til mødeaktiviteter forpligter sig til årligt at afholde min to åbne og offentlige kulturarrangementer i Kulturhuset, som annonceres på kommunens oplevelseskalender.
Det kan, mod betaling, bestilles opstilling og nedtagning af en standardopstilling af scene, borde og stole ved henvendelse til sekretariatet for Kulturhuset så vidt muligt senest 2 uger før et arrangement. Der tages forbehold for sygdom og ferier på grund af begrænset personale ressource.
Gebyret fastsættes af bestyrelsen.
Det er muligt, mod gebyr og efter aftale, at benytte kulturhusets lys- og lydanlæg. Gebyret fastsættes af bestyrelsen.
Brugerne efterlader lokalerne i ryddelig og fejet stand. Udgifter til evt. ekstra rengøring betales af brugeren.
Lokalerne ryddes samme dag / aften som arrangementet har fundet sted med mindre andet er udtrykkeligt aftalt med sekretariatet.
Kulturhuset hæfter ikke for lejers eget udstyr.
Nøglebrik udleveres og udlevering aftales nærmere med Lejre Musikskoles administration ved bekræftelse af bookingansøgning.
Kulturhusets personale vejleder efter aftale i brug af husenes faciliteter.
Rygning i Kulturhuset er ikke tilladt.
Regelsættet revideres årligt og suppleres af et taksblad samt et ordensreglement for brug af huset.
Godkendt af udvalget for Kultur og Fritid d. 5/9-2012