Foreningshåndbogen

Foreningshåndbogen er en hjælp til opstart og drift af foreninger i Lejre
kommune.
Den henvender sig til såvel nye som etablerede foreninger.
Formålet med håndbogen er at besvare en række spørgsmål og lette
arbejdet i det daglige:

  • Hvad kræves der for at komme i gang ?
  • Hvordan søger du om tilskud?
  • Hvordan søges om tilladelser i forbindelse med arrangementer?


Foreningshåndbogen henvender sig som hovedregel til frivillige
folkeoplysende foreninger, der modtager økonomisk støtte fra Lejre
Kommune, men den kan også bruges som inspiration til andre foreninger
som for eksempel:

  • Sociale foreninger: Patientforeninger, humanitære foreninger m.v.
  • Foreninger med interessefællesskaber: Grundejerforeninger,
    pensionistforeninger m.v.
Luk alle
Åben alle

1.0 Hvad er en forening?

En forening kan beskrives som en gruppe af mennesker, som mødes og udøver deres aktivitet på baggrund af nogle fælles
accepterede spilleregler. Foreningsdannelse er en ret, som er sikret i Grundloven, så i Danmark har alle ret til at oprette en
forening. Lejre Kommune skal ikke godkende din forening, med indre du ønsker at søge tilskud.

 

1.1 Foreninger, der kan få økonomisk støtte eller benytte kommunens lokaler

Foreningens muligheder for at få økonomisk støtte eller bruge lokaler er afhængig af, hvilken type forening og hvilke aktiviteter, der er tale om.

Foreningerne kan inddeles på følgende måde:
• Frivillige folkeoplysende foreninger med aktiviteter for eksempel idrætsforeninger, kulturelle foreninger og spejdere
• Folkeoplysende foreninger med voksenundervisning (aftenskoler)

De to foreningstyper kan godkendes efter ansøgning som folkeoplysende foreninger. Derved får de mulighed for at få offentligt tilskud i form af økonomisk støtte samt brug af offentlige lokaler. Hvis en forening modtager tilskud fra kommunen, har den pligt til at aflægge regnskab til kommunen.

1.2 Den folkeoplysende forening

En folkeoplysende forening er en forening, der enten tilbyder frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde (for eksempel en idrætsforening), eller tilbyder folkeoplysende voksenundervisning (for eksempel en aftenskole).

I Lejre Kommune administreres regler og love vedrørende de frivillige folkeoplysende foreninger og folkeoplysende foreninger, der tilbyder voksenundervisning, af Center for Kultur & Fritid.

1.3 Krav til alle foreninger

Krav i forbindelse med godkendelse som frivillig folkeoplysende forening
• Foreningen skal tilbyde folkeoplysende virksomhed i henhold til Folkeoplysningsloven
• Foreningen skal bygge på et aktivt medlemskab og bestå af mindst 5 betalende medlemmer
• Foreningen skal være åben for alle, der kan tilslutte sig foreningens formål, og være hjemmehørende i Lejre kommune
• Foreningen skal være demokratisk opbygget
• Foreningen skal have vedtægter, hvoraf følgende fremgår:
o Foreningens formål med foreningsdannelse
o Hvordan bestyrelsen vælges
o Procedure for vedtægtsændringer
o Hvem der har tegningsretten
o Hvad der sker med eventuelt foreningsoverskud ved ophør af foreningen
o Beskrivelse af formue og regnskabsforhold, herunder valg af revisor

Krav i forbindelse med godkendelse som folkeoplysende virksomhed (aftenskole)
• Foreningen skal tilbyde folkeoplysende virksomhed efter Folkeoplysningsloven
• Foreningen skal være almennyttig og kontinuerlig
• Der skal nedsættes en bestyrelse på mindst 5 personer
• Foreningen skal have vedtægter, hvoraf følgende fremgår:
o Foreningens formål
o Hvordan bestyrelsen vælges
o Procedure for vedtægtsændringer
o At foreningen er hjemmehørende i Lejre Kommune
o Hvem der har tegningsretten
o Hvad der sker med eventuelt foreningsoverskud ved ophør af foreningen
o Regnskab og formueforhold, herunder valg af revisor

Alle foreninger skal indhente børneattester
Ifølge loven skal foreningen indhente børneattester for alle, som har kontakt med børn og unge under 15 år.

Kravet om indhentning af børneattester gælder for alle folkeoplysende foreninger og sker gennem Lejre Kommunes foreningsværktøj Conventus. 

1.4 Krav til alle foreninger, som vil have tilskud og/eller lokaler

Folkeoplysende foreninger skal, som en forudsætning for at modtage tilskud eller låne lokaler, skrive under på en tro & love erklæring til kommunen om, at I indhenter børneattester på alle voksne, hvis de får kontakt til børn eller unge under 15 år.

Erklæringen skal indsendes selvom foreningen  ikke har aktiviteter for børn og unge under 15 år. Med erklæringen skriver man under på, at man vil indhente børneattester hvis foreningen kommer i kontakt med børn under 15 år. 

Hvis denne erklæring ikke indsendes, kan foreningen ikke få tilskud eller låne lokaler. 

Erklæring om indhentelse af børneattest udfyldes via Conventus. 

Alle foreninger skal have cvr. nr. og NemKonto
I Danmark er det lovpligtigt, at foreninger, der modtager betalinger/tilskud fra offentlige myndigheder, har et CVR-nr. og en NemKonto.

Når din forening er registreret med et CVR-nr., skal I bede banken om at gøre jeres konto til en NemKonto, som offentlige myndigheder kan overføre tilskud til. Det er gratis for foreninger at få et CVR-nr.

Når foreningen har fået sit CVR-nr. og en NemKonto, er det vigtigt, at du giver Center for Kultur & Fritid besked, idet kommunen skal bruge foreningens CVR-nr., når den skal udbetale penge til foreningens NemKonto.

I registrerer foreningen på Virk.dk og får et cvr. nr. ved at oprette foreningen på: https://startvaekst.virk.dk/opstart/faa-et-cvr-nummer

Når du registrerer foreningen, skal du bruge foreningens vedtægter og referatet fra den stiftende generalforsamling.

For at kunne oprette din forening i CVR skal den, der underskriver, være tegningsberettiget ifølge foreningens vedtægter eller have fuldmagt fra tegningsberettigede.

Foreningens registrering i CVR-registret skal fornys en gang hvert tredje år. Her bekræfter I, at foreningen stadig er aktiv. I får automatisk besked om, at I skal forny registreringen til de mailadresser, I opgiver ved registreringen. I fornyer jeres registrering på virk.dk.

Alle foreninger skal have en digital postkasse
Ifølge Virk.dk er det en forpligtigelse for alle foreninger at kunne modtage digital post. Offentlige myndigheder sender breve til foreninger via den digitale postkasse. 

1.5 Bliv set og hørt som forening

Alle foreninger kan blive registreret på Lejre Kommunes hjemmeside. På den måde bliver I som forening søgbare for alle via kommunens hjemmeside – oplysninger om navn og link til foreningens hjemmeside sendes til cfk@lejre.dk

Kultunaut er en aktivitetskalender, hvor alle foreninger, uanset om I er godkendte eller ej, kan oprette jeres arrangementer. På den måde er alle foreninger sikret, at oplysninger om jeres arrangement kommer ud til interesserede borgere. Kultunaut vil blive integreret på www.lejre.dk/kultur-og-fritid. Det betyder, at foreningsdatabasen og kulturnaut ligger lige ved siden af hinanden.

2.0 Sådan får du godkendt din forening som en folkeoplysende forening

Hvis din forening ønsker at søge tilskud fra kommunen efter Folkeoplysningsloven, for eksempel til lokaler eller til aktiviteter med børn og unge under 25 år, skal foreningen godkendes. For at blive godkendt som folkeoplysende forening, skal foreningen opfylde forskellige krav.

Bl.a. skal foreningen have vedtægter, der lever op til kravene i Folkeoplysningsloven.

Vedtægter i folkeoplysende foreninger skal indeholde en beskrivelse af følgende punkter: 

  • Foreningens navn og hjemsted
  • Foreningens formål
  • Valg til bestyrelse 
  • Beskrivelse af formue og regnskabsforhold, herunder valg af revisor
  • Betingelser for medlemskab
  • Procedure for vedtægtsændringer
  • Procedure for ekstraordinær generalforsamling
  • Anvendelse af foreningens eventuelle overskud ved ophør
  • Tegningsret

DGI har en vedtægtsgenerator, som kan hjælpe jer med at lave vedtægter. 

Godkendelse som frivillig folkeoplysende forening sker efter reglerne i Folkeoplysningsloven. Du kan finde Folkeoplysningsloven her: https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=138157

For at blive godkendt skal foreningen leve op til Folkeoplysningslovens formålsparagraf, der er forskellig for:

1. Foreninger med aktiviteter(Frivillig folkeoplysende forening)
2. Voksenundervisning (Forening, der tilbyder voksenundervisning – Aftenskole)

Før I opretter en forening, er det en god idé at have sat sig ind i de formelle krav, der stilles.

Du ansøger om godkendelse som folkeoplysende forening her. 

Ansøgning om godkendelse som forening bliver behandlet af Folkeoplysningsudvalget. Udvalget afholder normalt 4 møder om året.

Henvendelse og yderligere oplysninger kan ske til og fås hos: ckf@lejre.dk

3.0 Foreningstilskud for godkendte foreninger

Frivillige folkeoplysende foreninger kan søge forskellige tilskud. 

  • Medlemstilskud i form af støtte til aktiviteter for børn og unge under 25 år bosat i kommunen.
  • Tilskud til egne og lejede lokaler
  • Tilskud til uddannelse af trænere, ledere og instruktører
  • Tilskud fra puljen til særlige formål

Læs mere i vores retningslinjer for tilskud. 

Foreninger, som laver folkeoplysende voksenundervisning (aftenskoler) kan søge tilskud til : 

  • undervisning, studiekredse, foredragsvirksomhed og debatskabende aktiviteter for voksne
  • lokaler

Læs mere om tilskud til aftenskoler her. 

3.2 Årligt tilskud

Foreninger der får medlemstilskud
Hvert år senest 15. april oplysninger vedrørende medlemstal, aldersfordeling, om de er bosat i kommunen samt de samlede kontingentindtægter for medlemmer under 25 år. Tallene danner grundlag for det årlige tilskud. Tilskud udbetales normalt i juli/august. Det er en forudsætning for at opnå tilskud, at ansøgningen sendes inden for tidsfristen.

Tilskuddet fastsættes i henhold til Lejre Kommunes retningslinjer for tilskud til det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde.

Medlemstilskuddet er et generelt tilskud til aktiviteter for børn og unge under 25 år, som kan bruges til foreningens almindelige aktiviteter, ordinær drift og indkøb af rekvisitter. Aktivitetstilskuddet bliver udregnet på basis af medlemmernes antal, alder og foreningens kategori.

Aftenskoler
Alle godkendte aftenskoler indsender hvert år senest den 10. oktober ansøgning om tilskud. Senest den 31. marts indsender aftenskolerne afregning for afsluttet år. Eventuelle tilbageløbsmidler kan søges til dækning af merforbrug.

Aftenskolerne skal hvert år senest den 31. marts indsende oplysninger om antallet af afholdte lektioner (deltageroplysninger). Efter godkendelsen udbetales det årlige tilskud.

3.3 Folkeoplysningsudvalgets Pulje til særlige Formål

Puljen kan søges af alle frivillige folkeoplysende foreninger og selvorganiserede grupper. Formålet med udviklingspuljen er at støtte og fremme nye initiativer, især for børn og unges (under 25 år) deltagelse i folkeoplysende virksomhed.

Der bevilges tilskud efter følgende kriterier til enkelte foreninger eller foreninger i fællesskab:
• Nye initiativer og/eller
• udviklingsarbejde for børn og unge og/eller
• andre særlige formål, der efter Folkeoplysningsudvalgets skøn berettiger til ekstra støtte

Du kan læse mere om Folkeoplysningsudvalgets Pulje til særlige Formål her

3.4 Lokaletilskud

Kommunen forsøger - så vidt det er muligt - at stille gratis, egnede lokaler til rådighed for foreningerne. Hvis der ikke er egnede offentlige lokaler til rådighed, kan foreningen efter ansøgning få lokaletilskud til aktiviteter, som har folkeoplysende formål og som foregår i egne eller lejede lokaler. Man kan kun få lokaletilskud til aktiviteter for børn og unge under 25 år. 

Inden I skriver under på en lejekontrakt eller en købekontrakt, skal I søge Folkeoplysningsudvalget om godkendelse af jeres budgetterede udgifter til lokalet. Det sikrer foreningen i forhold til at opnå tilskud til udgifterne. Lejemål indgået uden forudgående godkendelse af udgifterne kan afvises.

Tilskud kan afslås af hvis der kan anvises egnede lokaler, eller hvis udgifterne medfører væsentlige merudgifter for kommunen. Tilskud kan nedsættes, hvis udgiften er større end markedsprisen, eller lokalets størrelse ikke står mål med aktiviteterne.

Lokaletilskud ydes med 65 % af de nævnte driftsudgifter til aktiviteter for børn og unge under 25 år.

Såfremt der er ældre deltagere, nedsættes lokaletilskuddet med samme procentsats, som medlemmerne over 25 år udgør af aktivitetens samlede antal deltagere.

Der ydes tilskud til driftsudgifter; el, vand, varme, forsikringer, renter af prioritetsgæld og almindelig vedligeholdelse.

Du kan finde mere i Retningslinjerne for lokaletilskud: https://www.lejre.dk/media/6124/tilrettet-retningslinier-2009-lokaletilskud.pdf

4.0 Krav til godkendte folkeoplysende foreninger

I følgende punkter kan du læse om krav til folkeoplysende foreninger 

4.1 Hvor meget skal der betales i kontingent?

I Lejre Kommune er der ikke specifikke krav til kontingentstørrelsen, men aktivitetstilskuddet kan aldrig overstige de samlede kontingentindbetalinger for medlemmer under 25 år.

4.2 Krav til regnskabet

Foreningen skal årligt aflevere regnskab for at forblive en godkendt forening. Når du udfylder og sender den årlige indberetning, er der et afsnit om regnskab, hvor du anmodes om at vedhæfte regnskabet.

Hvis foreningen ikke ønsker at årsregnskabet offentliggøres på lejre.dk skal foreningen indsende et tilskudsregnskab. 

4.3 Hvad skal fremgå af regnskabet

Generelt

Der skal dog altid fremgå som indtægt:
• Hvad foreningen har modtaget i tilskud fra kommunen i kalenderåret fordelt på tilskudstyper. 
• Hvad foreningen har modtaget i kontingenter for hele kalenderåret.

Det skal også tydeligt fremgå af regnskabet, hvordan tilskuddet fra Lejre Kommune er anvendt. Tilskuddet skal anvendes til aktiviteter i forhold til foreningens formål. Det kan også være rekvisitter, som bruges til aktiviteten.

Aftenskoler
Der er særlige krav til aftenskolernes regnskab. Det skal af regnskabet blandt andet fremgå, hvordan tilskuddet er anvendt til undervisning, foredrag, undervisning af handicappede og regnskab for debatskabende aktiviteter.

4.4 Hvem skal underskrive regnskabet

Regnskabet skal være attesteret af revisor og underskrevet af formanden og/eller kassereren. Revisor vælges blandt foreningens medlemmer. Bemærk, at revisor skal være uafhængig af bestyrelsen.

Foreninger, der får under 500.000 kr. i tilskud kan vælge en foreningsvalgt revisor. Foreninger, der får tildelt tilskud over 500.000 kr., skal vælge en statsautoriseret eller registreret revisor.

Foreningen kan ikke modtage tilskud for et nyt kalenderår, før foreningen har indsendt et retvisende regnskab for allerede modtagne tilskud.

For at tilskuddet kan udbetales, skal foreningen have en NemKonto og et CVR-nr.

4.5 Stikprøvekontrol

Lejre Kommune fører tilsyn med at foreninger, der modtager tilskud eller anvises lokaler efter folkeoplysningsloven, overholder loven samt regler fastsat af kommunen.

Kommunen kan forlange hel eller delvis tilbagebetaling af udbetalte tilskud, standse udbetalingen af tilskud eller tilbageholde udbetaling af tilskud helt eller delvis hvis foreningen ikke overholder loven eller regler fastsat på baggrund af loven.

Som en del af det almindelig tilsyn udtager forvaltningen hvert år et antal foreninger til stikprøve på medlemstal. Stikprøve på medlemstal sker ved, at foreningerne indsender medlemslister.

Hvert år udtages desuden et antal foreninger, som modtager tilskud, til at fremsende foreningens regnskab til gennemgang.

Herudover udtages et antal foreninger til at fremsende referat fra den ordinære generalforsamling samt formandens beretning, hvis en sådan findes skriftligt.

5.0 Hvis din forening har brug for lokaler

Lejre Kommune stiller egnede lokaler til rådighed for aftenskoler, frivillige folkeoplysende foreninger og andre foreninger.  Der sondres mellem sæson-booking og enkelt-booking

Sæson-booking
Sæson-booking (reservation af lokaler til en tilbagevendende begivenhed) sker en gang årligt og sker ved henvendelse til enten den pågældende hal eller skole.
• Skolerne
Det skal rettes henvendelse til den ønskede skole, og det er den enkelte skoles administration, der tildeler lokaler

• Hallerne
Foreningerne booker tider i Lejre Kommunes bookingssystem EGON. Efterfølgende laver den enkelte hals brugerråd den endelige fordeling af tider.

Enkelt-bookning
Din forening skal være godkendt og oprettet i Bookingsystemet (EGON) for at kunne logge ind og lave en forespørgsel.

Gå ind på https://lejre.kultur.egon.dk/forening og anmod om at blive oprettet som bruger.

Alle foreninger kan blive oprettet som brugere i portalen og dermed få adgang til bookingsystemet.

Det er vigtigt, at du læser retningslinjer for lån af lokaler, inden du sender en forespørgsel. Se servicekataloget:
http://www.lejre.dk/media/8931/medarbejderportal-davwwwroot-center-ckf-documents-servicekatalog-servicekatalog_idraetsfaciliteter_godkendt-270317.pdf

5.1 Lokaler i kommunen

Du kan låne en lang række forskellige lokaler i Lejre Kommune. Lokalerne kan anvendes til alle former for aktiviteter under forudsætning af, at aktiviteterne er lovlige og egnede til lokalet.

Vi skelner mellem sæsonbooking og enkeltudlån. Ved sæsonbooking ansøger du om et lokale på et fast tidspunkt hver uge hele sæsonen. Ved enkeltudlån booker du bare et lokale til et enkelt arrangement. Sæsonbooking sker med ansøgning i foråret hvert år. Enkeltbooking af lokaler kan foretages hele året. 

Læs meget mere om lokaler og lån af dem her. 

5.2 Ved afholdelse af arrangementer

Når I som forening vil afholde særlige arrangementer, så husk at sætte jer ind i de generelle ordensregler og søge de nødvendige tilladelser. I forbindelse med sådanne arrangementer, kan der blive tale om brugerbetaling ved lån af lokaler. Læs mere i arrangørguiden. 

5.3 Koda, Gramex, politi og beredskab

KODA afgift
Hvis I vil bruge musik og spille den offentligt til koncerter eller events, skal I betale afgifter til KODA og Gramex, som blandt andet repræsenterer danske og internationale ophavsrettigheder. Der skal betales afgift selvom det bare er en radio der spiller. 

Det gælder for eksempel ved opvisninger og kampe/stævner, hvor publikum har adgang. Afgiften afregnes efter, hvordan musikken spilles, og hvor mange der lytter.

Du indberetter til KODA via deres hjemmeside: 

https://kunde.koda.dk/musiklicenser/indberet-koncert-og-event

Politi og beredskab
Ved særlige arrangementer skal det overvejes, om politi og/eller beredskab skal underrettes. Afgørende for, om I skal kontakte politi/beredskab kan være arrangementets størrelse, stedet hvor det bliver afholdt eller arrangementets indhold. Læs mere i arrangørguiden. 

5.5 Rengøring i lokalerne

Lokalet skal afleveres i samme stand, som det er modtaget. Affald, der ikke er plads til i de opstillede containere på skolen, skal foreningen/institutionen selv skaffe af vejen.

5.6 Bander til fodbold, floorball mm

Det er foreningens eget ansvar, at sørge for op- og nedtagning af bander. Er banderne ikke taget ned efter brug, kan det i sidste ende betyde, at I får frataget jeres tid.

6.0 Kontaktoplysninger til Center for Kultur & Fritid

Center for Kultur & Fritid
Allerslev Rådhus
Lejrevej 15
4320 Lejre
ckf@lejre.dk