Booking af faciliteter i Lejre Kommune

Tryk på dette link for at komme til Conventus  som er Lejre Kommunes bookingsystem.

Udfyld de påkrævede felter og indsend formularen, åben din angivne mail og og anvisningerne. Du er herefter klar til ansøge om lokaler.

OBS. I "pakke" feltet skal du vælge PRO, i priskategorien vælge cirka antal af jeres medlemmer. 
Du skal ikke tage notits af den licenspris der angives. I modtager ikke regning da det indgår som en del af Lejres Kommuneaftale.   

En gang om året skal jeres profil opdateres i Conventus. Det skal blandt andet sikre, at det er de rette som modtager informationer og indsender dem. Den person der har oprettet profilen i Conventus, en formand eller ansvarlig for booking er formentlig oprettet med administratorrettigheder og kan foretage ændringer: 

1. Log ind i Conventus ved at trykke på dette link. Når du er logget ind, skal du trykke på den orange knap der hedder "Stamdata"
På siden for stamdata skal du kontrollere at oplysningerne er korrekte.

2. Kontroller at hele bestyrelsen er oprettet i Conventus med administratorrettigheder. Dette gør du ved at:
a. trykke på "ADMINISTRATION" i den sorte fanebjælke. 
b. trykke på "BRUGERE" i den grå menu til venstre og vælge menupunktet "Brugere"
c. Vælg hver bruger og kontroller at de er markeret som administrator og at de er en del af ledelsen.
d. Du kan oprette medlemmer af bestyrelsen som mangler i oversigten ved at trykke på "Ny bruger" 

3. Kontroller at bestyrelsesmedlemmer er tildelt den rigtige rolle i Conventus. Dette skal bruges, når der fx skal underskrives blanketter. Du gør det ved at:
a. trykke på "ADRESSEBOG" i den sorte fanebjælke.
b. adressebogen åbner og herefter trykker du på "Ledelsen" ude til venstre.
c. trykke på den orange knap "Tilføj / Fjern". Du kan nu tildele roller og herefter trykke på "udført" i bunden af vinduet.

Jeres profil er nu opdateret. 

Tryk på dette link som åbner et vindue i Conventus. Her logger du på med brugernavn og adgangskode. 

Tryk på "Booking" i den mørkegrå bjælke, herefter på "Ansøg" i den lysegrå og følg vejledningen. 

Der er to typer af ansøgninger:
1. Sæsonansøgningen. Denne er typisk en serie af ønsker for en hel sæson. Denne type indgår som en del af den lokalforankrede timefordeling og varetages af eksempelvis brugerråd i haller eller administrativt personale i kulturhuse mv. 

2. Den enkeltstående ansøgning. Denne indgår som en del af sæsonplanlægningen hvis det vedrører kommende sæson. 
Hvis det vedrører den nuværende sæson varetages den af administrativt personale med responstid på max. 10 dage.

For at en ansøgning er gældende som en bookingaftale skal den igennem flere faser:

En sæsonansøgning består af 3 dele:
1. Forening udfylder ansøgninger og indsender. 
2. Timefordelingsmøder afholdes / ansvarlige fordeler tider.
3. Forening detailbooker den tid som er blevet tildelt.

Eksempel:
1. En forening ansøger om tider i et lokale mandage kl. 18-22, onsdage kl. 18-20 og fredage kl. 15-19 

2. Flere foreninger har ansøgt om tider i ovenstående tidsrum og derfor kan ikke alle ønsker imødekommes. Derudover anvender skoler lokalet fredage til kl. 16.
Fordelingen bliver derfor: Mandage kl. 20-22, onsdage kl. 18-20 og fredage fra kl. 16-18

3. Foreningen skal nu detailbooke den tildelte tid for at gøre den gældende. Foreningen vurderer at tidsrummet om fredagen er så snævert at de ikke kan afvikle deres aktivitet. De vælger derfor ikke at detailbooke den og tiden går tilbage til den samlede pulje. Derimod detailbookes mandage kl. 20-21 til hold a, mandage kl. 21-22 til hold b og onsdage kl. 18-20 til hold e. 
I detailbookingen angives instruktører, kontaktpersoner mv. så det sikres at så mange informationer kommer med i tilfælde af aflysning e.lign. 

En enkeltstående ansøgning består af to dele:
1. Forening udfylder ansøgning og indsender
2. Ansvarlig for booking godkender eller afviser ansøgning. Herefter er den gældende 

Gældende for Kultur og fritidsfaciliteter

Taksterne for leje af lokaler er beregnet på baggrund af markedsvilkår. Der er indhentet priser og beregnet
gennemsnitspris
Ved lån/ leje af lokaler følger standardinventar med i prisen. Dvs. i et mødelokale er der fx. borde + stole med
i prisen. Ovenstående priser gælder for leje af inventar ud over standardinventar.
Priserne gælder også for udlejning af borde, stole mv. separat, dvs. uden samtidig leje af lokaler. Priserne er
afhentningspriser. Det er ikke muligt at få borde, stole mv. leveret.

Tryk på dette link for at se de forskellige lokaler i Lejre Kommune som kan ansøges

Når du åbner lokale og faciliteten kan du se kalender der også viser den aktuelle bookingstatus.