Booking af faciliteter i Lejre Kommune

Luk alle
Åben alle

Tryk på dette link for at komme til Conventus  som er Lejre Kommunes bookingsystem.

Udfyld de påkrævede felter og indsend formularen, åben din angivne mail og og anvisningerne. Du er herefter klar til ansøge om lokaler.

OBS. I "pakke" feltet skal du vælge PRO, i priskategorien vælge cirka antal af jeres medlemmer. 
Du skal ikke tage notits af den licenspris der angives. I modtager ikke regning da det indgår som en del af Lejres Kommuneaftale.   

Tryk på dette link som åbner et vindue i Conventus. Her logger du på med brugernavn og adgangskode. 

Tryk på "Booking" i den mørkegrå bjælke, herefter på "Ansøg" i den lysegrå og følg vejledningen. 

Der er to typer af ansøgninger:
1. Sæsonansøgningen. Denne er typisk en serie af ønsker for en hel sæson. Denne type indgår som en del af den lokalforankrede timefordeling og varetages af eksempelvis brugerråd i haller eller administrativt personale i kulturhuse mv. 

2. Den enkeltstående ansøgning. Denne indgår som en del af sæsonplanlægningen hvis det vedrører kommende sæson. 
Hvis det vedrører den nuværende sæson varetages den af administrativt personale med responstid på max. 10 dage.

For at en ansøgning er gældende som en bookingaftale skal den igennem flere faser:

En sæsonansøgning består af 3 dele:
1. Forening udfylder ansøgninger og indsender. 
2. Timefordelingsmøder afholdes / ansvarlige fordeler tider.
3. Forening detailbooker den tid som er blevet tildelt.

Eksempel:
1. En forening ansøger om tider i et lokale mandage kl. 18-22, onsdage kl. 18-20 og fredage kl. 15-19 

2. Flere foreninger har ansøgt om tider i ovenstående tidsrum og derfor kan ikke alle ønsker imødekommes. Derudover anvender skoler lokalet fredage til kl. 16.
Fordelingen bliver derfor: Mandage kl. 20-22, onsdage kl. 18-20 og fredage fra kl. 16-18

3. Foreningen skal nu detailbooke den tildelte tid for at gøre den gældende. Foreningen vurderer at tidsrummet om fredagen er så snævert at de ikke kan afvikle deres aktivitet. De vælger derfor ikke at detailbooke den og tiden går tilbage til den samlede pulje. Derimod detailbookes mandage kl. 20-21 til hold a, mandage kl. 21-22 til hold b og onsdage kl. 18-20 til hold e. 
I detailbookingen angives instruktører, kontaktpersoner mv. så det sikres at så mange informationer kommer med i tilfælde af aflysning e.lign. 

En enkeltstående ansøgning består af to dele:
1. Forening udfylder ansøgning og indsender
2. Ansvarlig for booking godkender eller afviser ansøgning. Herefter er den gældende 

1. januar – 31. marts Foreninger lægger deres ansøgninger om tider i Conventus. (8-22)
Dette gælder sæsonbookinger og enkeltstående bookinger.
1. marts – 31. marts
Teknisk drift lægger ønsker til faste tider (fx rengøring af gulve mv.) ind i Conventus. (8-16)

Skoler lægger deres forventede skema til kommende sæson i Conventus. (8-22)
Det forventede skema kan være baseret på foregående års skema og markerer den forventede brug af faciliteter. 
1. april – 31. april Timefordelingsmøder afholdes / fordeling af tider foretages. Brugerrådsformænd indkalder og afholder timefordelingsmøder. Enkeltstående bookinger og sæsonbookinger godkendes og fordeles på brugerrådsmøde (16-22 tider)
Tider i dagtimerne kan indtænkes og "reserveres" så der, om muligt, kan tages højde for det i skemalægningen. (8-16)
1. maj – 10. maj Hvis ikke brugerråd fordeler tider inden 1. maj fordeler Folkeoplysningsudvalget / administrationen tider (16-22)
1. maj – 1. juni Foreninger detailbooker efterfølgende tildelte tider senest den 1. juni (16-22)
1. juni – 1. juli Opdatering / justering af skolers skemaer. (8-16)
Fordeling af tid ved konflikter mv. (16-22)
Ledige tider synliggøres på tværs af faciliteter via lejre.dk (8-22)
15. juni Foreløbig godkendelse af sæsonbookingen med forbehold for ændringer i skolernes skema. (8-22)
15.juni -1. juli Foreninger med senioraktiviteter lægger ansøgninger ind i ledige dagtimer. (8-16)
Timefordelingsansvarlige godkender løbende. (8-22)
1. august Skolernes sidste justeringer finder sted (8-16)